13 ene. 2010

Hazlo sin papel: Cómo adoptar una política "sin papel" en el trabajo




Vivimos tiempos en los cuales la tecnología nos provee las herramientas, posibilidades, y la facilidad de archivar, copiar y guardar documentos de manera digital o electrónica.


Años atrás la única manera era tener un archivo de metal, aunque esta sigue siendo la manera de almacenar y guardar documentos en muchas oficinas y comercios hoy día. Ya es hora de adoptar políticas "sin papel" y la transición hacia esto no es nada fácil, pero tampoco algo complicado si se tiene a la mano un plan de acción, objetivos claros y deseo de impactar positivamente al ambiente, mediante la reducción de papel generado en los lugares de trabajo. Las siguientes recomendaciones tratan de brindar maneras reales de hacer ese cambio cuando el principal objetivo es: hacerlo sin papel!






RECOMENDACIONES PARA REDUCIR EL USO DE PAPEL EN LUGARES DE TRABAJO


Comienza con objetivos claros para que puedas tomar las desiciones correctas desde el principio. Primero que todo haz una evaluación de las fuentes de papel en el trabajo: de los formatos de los documentos que se utilizan actualmente y evalua si es necesario que existan menos formas para diferentes operaciones en la oficina; tales como: papel de memos, libretas de nóminas, hojas sueltas, formularios, recibos de compra, ordenes de compra, etc. No es prudente adoptar medidas al garete, como el comenzar a hacer copias a ambos lados de la página, cuando las medidas pueden provenir de la raiz de la operación y no a través de una solución superficial. Aparte, muchas veces el papel se atasca en la copiadora cuando se imprime por ambos lados, y es confuso tener información irrelevante al otro lado de lo que se está fotocopiando. El cambio debe hacerse desde el corazón mismo del sistema de guardar y almacenar documentos y para eso hay que primeramente re-evaluarlo.


Escoge una fecha en la cual se ejecutarán los cambios que permitan preparar a todos de antemano, para luego comenzar a trabajar en el objetivo de reducir el uso de papel. No todo tiene que cambiar drásticamente o al mismo tiempo. Para eso se establecen fases como en todo plan. El primer paso a ejecutarse debe incluir el reducir significativamente la cantidad de documentos y papel que se genera desde una fecha determinada y no por otro lado el tratar de digitalizar o cambiar el formato de documentos viejos que hay que guardar de antemano. Este proceso puede hacerse poco a poco, paralelo al cambio, y aparte, probablemente muchos de los documentos archivados después de cierto tiempo se descartan. Establece un tiempo de caducación para documentos o archivos viejos y elimina copias de documentos viejos, una vez digitalizados.

Establece el sistema que guardará los documentos digitalmente de ahora en adelante. Este sistema debe ser uno con el cual todo el equipo en la oficina se sienta cómodo con usar, mucho antes de estar comprometido a este.

Por ejemplo: se podría comenzar simplemente por establecer un directorio de documentos por orden alfabético y/u ordenados cronológicamente que se pueda utilizar en la mayoría de los directorios de archivos de cualquier computadora y sistema operativo. Por ejemplo el nombre del archivo puede estar presentado de esta forma: 2009 2106 R 08. En este caso el 2009 representa el año 0621, mes y dia, la R el tipo de archivo y el 08 el número del documento de este tipo. En cualquier computadora este sistema permitirá mantener los documentos cronológicamente.

Coloca un título en cada documento que vaya a ser guardado. La idea es que cualquier otro documento que no tenga titulo no debe de ser importante y puede terminar en la caja de papel a reciclar. Este sistema permite establecer si los documentos son importantes y se deben guardar o si por otro lado, deben ser descartados.


Guarda únicamente un original de los documentos existentes en papel antes del cambio, mantén una copia digital del documento, y elimina las copias en papel o digitales. Esto permite saber exactamente donde está el original de cualquier documento en papel ya que solo existe uno. Es bueno saber, después de hacer el cambio que eliminando las copias, eliminas la duplicidad de recursos instantáneamente.


Orienta a tus clientes e informales de la nueva iniciativa y objetivos que quieren lograr. Esto no significa impornerle métodos a los clientes o negarse a someter un documento en papel. Se trata simplemente de complacer siempre al cliente, pero con la debida orientación y apoyo se puede lograr que la comunicación de ahora en adelante se pueda llevar a cabo eléctronicamente, a través de email, archivos pdf's, scanners etc. Si el problema son los contratos y otros documentos que requieren firmas, orienta a otros sobre formas que existen actuamente para firmar documentos electrónicamente. Los documentos electrónicos son documentos oficiales con igual validez que documentos impresos en papel.


Mantén todos los sitemas y tecnologías lo más simple que se pueda. Mientras más simple, mayor compatibilidad entre sistemas y formatos. Hoy día la mayoría de los sistemas y formatos son compatibles con Mac y PC's.


Haz "back ups" del sistema y establece un periodo y rutina para hacerlos. Los CD's, DVD's y otros tipos de discos se deterioran con el tiempo, y se acumula plástico, que es un potencial desperdicio que no abona nada al trabajo y que ocupa espacio en escritorios. Encontrar servidores remotos no es dificl en estos dias y hasta se puede crear un servidor remoto gratis con una simple cuanta de email, por ejemplo. Los "back-ups" remotos permiten recuperar la información y el riesgo a perderla. Otra cosa, recuerda que los documentos se deterioran con el tiempo, más aún cuando están impresos sobre papel con ácidos y cuando están sujetos a humedad y otros factores ambientales. Las actualizaciones y "back-ups" permiten recuperar esa pérdida de antemano.


Adopta una política de eliminar todo aquel papel del cual se tenga duda de que hacer con el. Si tienes duda de si tirar un papel al zafacón (reciclaje) o guardarlo, mejor opta por tirarlo. Las probabilidades de que necesites mirarlo nuevamente o de que ciertamente lo hagas o lo necesites son de 1% y si existe la duda, probablemente no valga la pena guardarlo.


Reconoce, apoya y premia a todo aquel que ayude a alcanzar los objetivos. Haz un esfuerzo por agradecer y demonstrar el impacto positivo que este cambio y la operación generará en el lugar de trabajo y en el ambiente.


Se aceptan comentarios y más sugerencias! Gracias.

Fuente: http://www.miprv.com/MIPRV/tabid/61/articleType/ArticleView/articleId/73/Hazlo_sin_papel_Como_adoptar_una_politica_sin_papel_en_el_trabajo.aspx

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