21 feb. 2011

Un nuevo sistema para leer el Email con eficacia

Por: Berto Pena





Los mensajes de correo, como los japoneses, son todos iguales. ¿Verdad que esto no es cierto? ¿Entonces por qué cuando abrimos el Email actuamos como si lo fueran? Decimos: «Buff, de ayer a hoy me han entrado casi 50 correos». ¿Y qué? No todos esos correos son iguales. Tal vez, importantes de verdad, sólo haya 10 ó 12. O incluso menos. Entre ellos habrá numerosos mensajes de seguimiento, notificaciones, newsletters, peticiones menores, tareas complementarias, enlaces que te recomiendan, correos que tú mismo te has enviado, etc.
Revisar el correo en orden de llegada no vale. Ir de arriba a abajo no vale. Ir abriendo uno por uno no vale. Y hacerlo siempre que abres tu aplicación de Email no vale. Es lento e ineficiente, desvía tu atención y te desgasta innecesariamente.

Encontrar tu fórmula personal para revisar el Email de forma eficaz es fundamental. Para darprioridad y rapidez a los correos importantes, e ir atendiendo (sin más) el resto de correos después. Te voy a proponer la fórmula para revisarlo que mejor resultados me ha dado a mí. Y esta fórmula tiene que ver con la “temperatura” de las carpetas con las que has organizado tu Email.
Las consecuencias directas y beneficiosas de aplicar este sistema son:
  • Atiendes mejor y con prioridad los correos importantes.
  • Dispones de tiempo para hacer tu trabajo sin interrupciones.
  • Dejas los correos menores par los momentos de baja intensidad.
  • Lees todo tu correo de manera regular y no te pierdes nada.

La prioridad la marcan las “carpetas calientes”

Los filtros inteligentes te brindan la posibilidad de crear tus propias “carpetas calientes”. Dos o como mucho tres carpetas donde tu aplicación irá guardando automáticamente los correos más relevantes y prioritarios. Son correos que por su remitente (tu jefe, tu socio, un cliente especial…) o por su temática (proyecto, productos…) tienes que atender antes y mejor.
Cada vez que revisas el Email te interesa empezar a leer por esas carpetas calientes, ir directamente a esas carpetas de prioritarios. Especialmente hay momentos en el día donde esto todavía cobra más relevancia, como la revisión que haces por la mañana o cuando tienes cinco minutos en el taxi y decides “chequear el Email”.
Es posible que en el resto de carpetas te hayan llegado 20, 30 ó más mensajes. Ignóralos. Al menos por el momento. Ya habrá tiempo para leerlos después. Intenta leerlos todos cada vezque abras el Email y sólo conseguirás ahogarte en un pozo de mensajes, que bien podían esperar cinco horas para ser abiertos.

Un momento en el día para las “carpetas templadas”

Dentro de todo el volumen de mensajes diarios hay mensajes que tienes que atender, leer y sobre los que actuar, aunque no necesariamente de forma prioritaria. Peticiones y tareas menores, cambios y mejoras, solicitudes, encargos para días después, propuestas de reuniones, etc.
Si tu sistema de filtros no los ha clasificado por remitente o palabra clave en el asunto, muévelos manualmente a esas carpetas templadas (de relevancia media) para atenderlos en otro momento, en el mejor momento del día. (Un poco más abajo te propongo un plan para encontrar el mejor momento.)
O tenemos un sistema para revisar el Email de forma más eficiente, o cada vez tendremos menos tiempo-y-atención para hacer el trabajo de verdad.

Antes de irte revisa las “carpetas frías”

Son carpetas que guardan mensajes de relevancia cero o de muy baja prioridad en tu trabajo. Newsletters, notificaciones de redes sociales, mensajes de amigos, promos y publicidad (consentida), actualizaciones menores, mensajes desde tu blog, etc. Todo esto puede esperar al final del día, cuando ya estás muy cansado y puedes ponerte con las tareas manuales y mecánicas.
O incluso más; ya que puedes decidir revisar estas carpetas cada dos días. Que no te preocupe que se acumule el correo ahí. Recuérdate que no es importante y, lo mejor, podrás procesarlo (revisarlo y archivarlo) con muchísima más rapidez y menos desgaste que el resto. Donde está tu verdadero trabajo.

Si algún mensaje no se clasifica, muévelo tú

Los filtros son una pasada. La diferencia entre trabajar con o sin ellos es astronómica. Pero evidentemente no clasifican el 100% de tu correo. Habrá mensajes que vayan directamente a tu Inbox sin haberse identificado. Lee ágilmente su asunto y quítalo del medio cuanto antes: a) atiéndelo sólo si es un mensaje verdaderamente prioritario; b) muévelo manualmente a una carpeta templada o fría; o c) archívalo-bórralo.

Crea tu propia “agenda” del día para el Email

Las rutinas a la hora de atender el Email son fundamentales. O las tenemos, o caeremos una y otra vez en el chequeo constante, en la interrupción continua. Una forma de aplicar este sistema de carpetas podría ser la siguiente:
  1. Carpetas Calientes. A primera hora del día (pero no a primerísima hora) y en dos momentos de la mañana y dos la tarde.
  2. Carpetas Templadas. Una vez por la mañana y otra por la tarde. O mejor, una sola vez al día.
  3. Carpetas Frías. Una vez al día o cada dos días. Siempre al final de la jornada, aprovechando el cansancio.
Cada vez recibimos más emails. Y la tendencia es creciente e imparable. O creamos nuestro propio sistema para revisarlo de forma más eficiente y rápida, o cada vez tendremos menos tiempo-y-atención para hacer el trabajo de verdad. Te invito a experimentar con este sistema que, como apuntaba, es el que mejor resultados me ha dado.

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