25 abr. 2011

¿Deja su trabajo? Llévese sus datos con usted



Por: Robert Strohmeyer

 Nada dura para siempre, y en el siglo 21, el empleo no está garantizado para la mayoría de personas. Sin embargo, lo que puede tener permanencia es nuestro rastro digital: el conjunto de datos que constituye el verdadero centro de nuestra vida profesional. En este artículo se explica cómo proteger la integridad de sus datos de negocio más valiosos a medida que hace la transición de un empleo a otro, o cuando pasa a ser desempleado.

Por ejemplo, recientemente dejé mi cómodo empleo a tiempo completo en una determinada publicación tecnológica muy conocida. Esta es la séptima vez que he dado el salto en los últimos 15 años, y estoy muy bien. En ese tiempo, he aprendido que no es la oficina, el escritorio, la computadora, la dirección de correo electrónico, la tarjeta de presentación, el título, o incluso la compañía lo que lo hace -en el sentido profesional- a usted. Estas cosas son solo la utilería y el telón de fondo en la etapa actual de su carrera, y es probable que cambien con frecuencia al igual que su vida laboral.

Las cosas que conforman su identidad real tienden a ser mucho más nebulosas y etéreas: Como profesional, su identidad está mucho más vinculada a activos intangibles tales como la lista de contactos, su presencia en los medios sociales, los compromisos que realiza a través de correo electrónico, y la estima de sus compañeros. En su mayor parte, la construye por su cuenta. Son los componentes de su marca personal -y cuando se mueve de un trabajo a otro a través de los años, tendrá que llevarlos con usted.

Hay varias maneras de vincular su vida digital a medida que avanza en su carrera. Elegir el mejor método depende en gran medida de cómo evalúa su situación actual. Si no tiene prisa en dejar su actual trabajo temporal, lo más probable es que obtenga el mayor beneficio de la sección "Siempre partiendohacia el final de este artículo. Si se está preparando para dar aviso o si siente que los despidos se dirigen hacia usted, asegúrese de leer la sección "Transición suave". Y si está a minutos de ser sacado del edificio escoltado por un par de policías, pase rápidamente a Su bote salvavidas digital.

Su bote salvavidas digital
A veces el cambio viene rápidamente a nuestras vidas. Una ronda de despidos repentinos en un viernes por la tarde puede poner patas arriba el día, arruinar su fin de semana, y descarrilar su carrera si no está preparado. Para los nuevos desempleados, la depresión severa es un peligro real que puede significar la diferencia entre volver a meterse rápidamente en el juego o quedarse en cuclillas en un charco de la autocompasión durante meses. 


Una buena manera de mantener su actitud positiva, es siendo capaz de darse cuenta de los activos digitales esenciales que pueden ayudarle a avanzar en su carrera. Estos son: sus contactos, e-mails importantes y archivos recientes de trabajo.



Si escucha rumores de próximos despidos, puede que no tenga mucho tiempo que perder. Se sabe que muchas empresas bloquean las computadoras, congelan las cuentas de correo electrónico y revocan los minutos de acceso a la red antes de anunciar los despidos, en un intento de prevenir las fugas de datos. En lugar de preocuparse en que será uno de los desafortunados que está a punto de ser arrojado por la borda, simplemente asuma lo peor y comience a preparar su bote salvavidas digital para que lo lleve a la orilla.
Para sacar su bote salvavidas fuera del edificio, necesitará un medio de transporte. La solución más simple es una unidad de almacenamiento portátil USB o tarjeta SD, pero un teléfono inteligente o servicio de almacenamiento en la nube también puede funcionar. Tenga en cuenta, sin embargo, que mover varios archivos de gran tamaño a un servicio de nube puede tardar mucho tiempo. Mientras que una unidad de almacenamiento portátil puede ser sospechosa y llamar atención no deseada sobre lo que está haciendo -incluso si está en el ascendente y ascendente. Un teléfono inteligente (si lo tiene y si nadie se opone a que lo lleve al edificio) es una excelente opción. Piense rápido, mida las opciones de almacenamiento, y actúe con decisión.
Cree una carpeta en el escritorio y nómbrela como "bote salvavidas" (o cualquier otra cosa, en realidad, no importa).
Lo primero que debe tomar es la lista de contactos, que normalmente está en la aplicación de correo electrónico. Si usted usa Outlook, Lotus Notes, o un servicio de correo electrónico en la nube como Gmail, puede exportar su lista de contactos como un archivo CSV que cualquier otro cliente de correo electrónico o aplicación de libreta de direcciones puede leer. Outlook CSV es la opción más soportada. Exporte el archivo a su carpeta de Bote salvavidas.
Mientras está en su cliente de correo electrónico, levante todos los mensajes importantes de los últimos proyectos que pueden ser prometedores para un trabajo futuro. Lo que debe buscar aquí son las señales de oportunidades de negocio, no la información de propiedad que pertenece a su empresa. Por ejemplo, si recientemente colaboró con una agencia externa que pueda necesitar sus servicios en el futuro, deseará mantener los mensajes relevantes de correo electrónico a mano después de salir por la puerta. Ábralos y reenvíelos a su dirección personal. Alternativamente, puede exportar los mensajes a su carpeta de Bote salvavidas, e importarlas a su propio cliente de correo electrónico cuando llegue a casa.
Por último, tome todos los archivos que pueda necesitar, tales como los proyectos recientes de trabajos en curso, los ejemplos de su mejor trabajo, y los contratos repetitivos que se pueden utilizar como referencia si va a iniciar un negocio propio. En caso de duda, y si el tiempo y la capacidad de almacenamiento lo permiten, tome todo el contenido de la carpeta Documentos y arrástrelos a su carpeta salvavidas.

Una vez que haya recopilado todo lo que necesita de su disco duro (o desde el servidor), copie la carpeta Bote salvavidas en su dispositivo de almacenamiento extraíble, expúlselo, y deslícelo en su bolsillo. Ahora, mientras todos los demás en la oficina están entrando en pánico, usted por lo menos tiene la tranquilidad de saber que está listo para salir por la puerta si el martillo cae sobre usted.
Vale la pena tomarse un momento para señalar la importancia de respetar los derechos intelectuales de propiedad de su empresa a medida que va reuniendo los archivos que se llevará. Sin duda tiene derecho a llevarse sus contactos y algunas piezas de correspondencia con usted como referencia, pero puede llenarse de problemas si saca datos propietarios fuera de la compañía. Libérese de cualquier elemento que pudiera interpretarse como un secreto de la compañía, como las guías de los productos o planes estratégicos de marketing. Intentar quemar a su reciente ex empleador comercializando la información privilegiada es una buena forma de socavar su propia credibilidad profesional y torpedear las posibilidades para tener una recuperación rápida y relativamente indolora. Esto también lo puede poner frente a desafíos legales que probablemente no está preparado para resistir.
Transición suaveSi sabe de antemano que va a dejar la empresa en un futuro próximo, ya sea porque se lo han notificado antes de un despido regular o porque está negociando su renuncia, puede hacer que la transición sea más fácil al trasladar sus activos digitales con antelación.
Además de reunir poco a poco todos los archivos, los contactos y comunicaciones clave que desee llevar con usted para futuras referencias, puede configurar para una transición suave al mover sus archivos y comunicaciones fuera de la infraestructura de la empresa y sobre los recursos que controla. Ya sea que su salida sea en los próximos días o semanas, es probable que quiera mantener abiertas las líneas de comunicación mientras hace el cambio. Considere la adopción de servicios cloud para las llamadas telefónicas y el correo electrónico.
Una forma fácil de mantener que sus contactos lo sigan llamando directamente una vez que el teléfono de su escritorio ha sido reasignado a su sucesor es dejar de usarlo de manera temprana, como cambiarse a algo como Google Voice o su teléfono celular para llamadas personales en los últimos días de su empleo. La ventaja de Google Voice es que se puede configurar para que suene en cualquier teléfono que desee, por lo que aún lo podrá utilizar en su escritorio hasta el último minuto, y luego volver a configurarlo para que suene su teléfono celular o el teléfono de su casa.
Asegúrese de actualizar el número de su teléfono en su firma de correo electrónico desde el principio, de modo que sus contactos tienen un registro de ello antes de que usted se vaya.

Del mismo modo, puede reenviar su correo de la empresa automáticamente a una cuenta personal de Gmail y configurar Gmail para poder enviar mensajes utilizando su dirección de negocios. De esta manera, tendrá todos los mensajes recientes de negocio en su cuenta de Gmail, y no tendrá que escarbar para juntar los mensajes importantes.
Utilice un servicio de nube como Dropbox para almacenar sus documentos, para que se sincronicen automáticamente con sus otras PC y la nube. Al salir de la empresa, quite Dropbox de la PC de la compañía para evitar que cualquier persona de forma remota pueda acceder a su cuenta de Dropbox después de que se haya ido.
Para simplificar aún más su salida, considere la posibilidad de retirarse con anticipación de la PC de la compañía y lleve su propia laptop al trabajo. Si puede trabajar de manera autosuficiente desde su propia computadora portátil durante algunas semanas antes de terminar su mandato, sabrá que está listo para irse.
Siempre partiendoEn mi opinión, la fugacidad y el cambio constante caracterizan la mano de obra moderna. Ahora importa que tan leal le sea usted a su empleador, las probabilidades de que permanezca en un empleo por más de un par de años es muy baja. Así que aun cuando le da a su equipo todo lo que tiene, es razonable tener en cuenta que, tarde o temprano, estará saliendo de nuevo por esa puerta. Aceptando este hecho como una realidad esencial de la vida laboral, en lugar de verlo como una eventualidad a evitar, es probable que reduzca el estrés relacionado con el trabajo, lo alienta a prepararse para los cambios inevitables en su carrera, y aumenta su productividad a lo largo del camino.
Como he señalado anteriormente, los servicios cloud y de teléfono como Google Voice y Skype hacen que sea fácil tomar posesión de las comunicaciones de su teléfono, aunque continúe trabajando en la oficina de su empleador. Durante los últimos años, he usado Google Voice como mi línea de teléfono principal para las empresas. Puse ese número en mis tarjetas de mi negocio y en mi firma de correo electrónico, y todos mis contactos lo tienen. Ni siquiera me preocupé en memorizar el número de mi línea en la oficina, porque nadie la usa. Ahora que he dejado la empresa, las llamadas siguen llegando sin interrupción, y yo llevo el negocio como de costumbre sin poner a mis contactos en apuros por tener que cambiar mi número en sus listas de contactos.
Además de mitigar mi transición fuera del trabajo, Google Voice me ha hecho más accesible a mis contactos haciendo sonar mi teléfono móvil y el teléfono de escritorio al mismo tiempo, y enviándome la transcripción de mensajes de correo de voz. Así que todos ganamos.

Durante mi estadía en mi último trabajo, rara vez accedí el cliente de correo de la empresa. En su lugar, envié todos los mensajes a mi cuenta de Gmail y he trabajado desde ahí. Todavía tengo todos los mensajes y contactos archivados en mi cuenta, y puedo acceder a ellos en cualquier momento.
Por último, rara vez almacené algo en los servidores de la empresa o en mi escritorio del negocio. En cambio, he usado Dropbox de principio a fin.
En última instancia, para mí, el paso fue increíblemente suave, gracias a unos cuantos servicios cloud gratuitos. Espero que estos sencillos consejos le ayuden a hacer que su transición hacia el próximo trabajo sea lo menos dolorosa posible.



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