RINCON DEL BIBLIOTECARIO

Normas para edificios destinados a archivos y bibliotecas

2011-05-06T04:28:00.000-07:00

Normas ISO publicadas de interés para archivos y bibliotecas:

ISO 9706:1994 Información y documentación - Papel para -documentos - Requisitos de permanencia.

ISO 11108:1996 Información y documentación - Papel para - archivo permanente - Requisitos de permanencia y durabilidad. Publicada en abril de este año.

ISO 11800:1998 Información y documentación - Requisitos - para materiales de encuadernación y para los métodos usados en la manufactura de libros.

Normas ISO en proyecto de interés para archivos y bibliotecas:

ISO/FDIS 11798 - Permanencia y durabilidad de los escritos, - impresos y copias en papel - Requisitos y métodos de comprobación.

ISO/DIS 11799 - Requisitos para el almacenamiento de - documentos

ISO/DIS 14416 - Requisitos para la encuadernación de libros, - documentos en papel para uso en periódicos, revistas y otros archivos y bibliotecas - Métodos y materiales

ISO/CD 15659 - Cartones para archivo permanente - Test de -migración de archivo para documentos en ISO/WD 16245 - Cajas y cubiertas - papel

¿ Cómo seria un edificio ideal para su uso como archivo según la BS 545?

1) Ubicado en un lugar donde no exista ninguno de los peligros identificados en la norma para los documentos a causa de la ubicación, el entorno, el fuego, el agua, los almacenamientos inadecuados, los robos, el vandalismo, el terrorismo...

2) Rentable y con poco coste energético, valorado para toda su vida planificada (mínima de 20 años) y, preferentemente, con espacio para ampliaciones más allá de la duración planificada.

3) Que no dependa excesivamente de equipamientos y maquinaria de alta tecnología para mantener un entorno estable donde los equipos funcionen siempre correctamente.

4) Donde exista una estrategia ?global de protección contra incendios,

preferentemente con un sistema de extinción incendios automático mediante rociadores de agua o un gas homologado (en las tres bibliotecas nacionales –la británica, la escocesa y la galesa- se han instalado rociadores de agua por su efectividad, menor coste y mayor respeto ecológico).

5) Con la zona de almacenamiento tan definida y controlada ?que queden minimizados todos los riesgos de incendios e de inundaciones, especialmente los derivados de las salas, máquinas de los sistemas de climatización.

6) Donde cada tipo de material se almacene en el entorno más apropiado (requisitos especial para los materiales fotográficos, sobre todo con respecto a su climatización antes de su consulta).

Texto completo: http://xlpv.cult.gva.es/files/normas%20edificios.pdf

Hazlo sin papel: Cómo adoptar una política "sin papel" en el trabajo

2010-01-13T03:04:00.000-08:00

Vivimos tiempos en los cuales la tecnología nos provee las herramientas, posibilidades, y la facilidad de archivar, copiar y guardar documentos de manera digital o electrónica.

Años atrás la única manera era tener un archivo de metal, aunque esta sigue siendo la manera de almacenar y guardar documentos en muchas oficinas y comercios hoy día. Ya es hora de adoptar políticas "sin papel" y la transición hacia esto no es nada fácil, pero tampoco algo complicado si se tiene a la mano un plan de acción, objetivos claros y deseo de impactar positivamente al ambiente, mediante la reducción de papel generado en los lugares de trabajo. Las siguientes recomendaciones tratan de brindar maneras reales de hacer ese cambio cuando el principal objetivo es: hacerlo sin papel!

RECOMENDACIONES PARA REDUCIR EL USO DE PAPEL EN LUGARES DE TRABAJO

Comienza con objetivos claros para que puedas tomar las desiciones correctas desde el principio. Primero que todo haz una evaluación de las fuentes de papel en el trabajo: de los formatos de los documentos que se utilizan actualmente y evalua si es necesario que existan menos formas para diferentes operaciones en la oficina; tales como: papel de memos, libretas de nóminas, hojas sueltas, formularios, recibos de compra, ordenes de compra, etc. No es prudente adoptar medidas al garete, como el comenzar a hacer copias a ambos lados de la página, cuando las medidas pueden provenir de la raiz de la operación y no a través de una solución superficial. Aparte, muchas veces el papel se atasca en la copiadora cuando se imprime por ambos lados, y es confuso tener información irrelevante al otro lado de lo que se está fotocopiando. El cambio debe hacerse desde el corazón mismo del sistema de guardar y almacenar documentos y para eso hay que primeramente re-evaluarlo.

Escoge una fecha en la cual se ejecutarán los cambios que permitan preparar a todos de antemano, para luego comenzar a trabajar en el objetivo de reducir el uso de papel. No todo tiene que cambiar drásticamente o al mismo tiempo. Para eso se establecen fases como en todo plan. El primer paso a ejecutarse debe incluir el reducir significativamente la cantidad de documentos y papel que se genera desde una fecha determinada y no por otro lado el tratar de digitalizar o cambiar el formato de documentos viejos que hay que guardar de antemano. Este proceso puede hacerse poco a poco, paralelo al cambio, y aparte, probablemente muchos de los documentos archivados después de cierto tiempo se descartan. Establece un tiempo de caducación para documentos o archivos viejos y elimina copias de documentos viejos, una vez digitalizados.

Establece el sistema que guardará los documentos digitalmente de ahora en adelante. Este sistema debe ser uno con el cual todo el equipo en la oficina se sienta cómodo con usar, mucho antes de estar comprometido a este.

Por ejemplo: se podría comenzar simplemente por establecer un directorio de documentos por orden alfabético y/u ordenados cronológicamente que se pueda utilizar en la mayoría de los directorios de archivos de cualquier computadora y sistema operativo. Por ejemplo el nombre del archivo puede estar presentado de esta forma: 2009 2106 R 08. En este caso el 2009 representa el año 0621, mes y dia, la R el tipo de archivo y el 08 el número del documento de este tipo. En cualquier computadora este sistema permitirá mantener los documentos cronológicamente.

Coloca un título en cada documento que vaya a ser guardado. La idea es que cualquier otro documento que no tenga titulo no debe de ser importante y puede terminar en la caja de papel a reciclar. Este sistema permite establecer si los documentos son importantes y se deben guardar o si por otro lado, deben ser descartados.

Guarda únicamente un original de los documentos existentes en papel antes del cambio, mantén una copia digital del documento, y elimina las copias en papel o digitales. Esto permite saber exactamente donde está el original de cualquier documento en papel ya que solo existe uno. Es bueno saber, después de hacer el cambio que eliminando las copias, eliminas la duplicidad de recursos instantáneamente.

Orienta a tus clientes e informales de la nueva iniciativa y objetivos que quieren lograr. Esto no significa impornerle métodos a los clientes o negarse a someter un documento en papel. Se trata simplemente de complacer siempre al cliente, pero con la debida orientación y apoyo se puede lograr que la comunicación de ahora en adelante se pueda llevar a cabo eléctronicamente, a través de email, archivos pdf's, scanners etc. Si el problema son los contratos y otros documentos que requieren firmas, orienta a otros sobre formas que existen actuamente para firmar documentos electrónicamente. Los documentos electrónicos son documentos oficiales con igual validez que documentos impresos en papel.

Mantén todos los sitemas y tecnologías lo más simple que se pueda. Mientras más simple, mayor compatibilidad entre sistemas y formatos. Hoy día la mayoría de los sistemas y formatos son compatibles con Mac y PC's.

Haz "back ups" del sistema y establece un periodo y rutina para hacerlos. Los CD's, DVD's y otros tipos de discos se deterioran con el tiempo, y se acumula plástico, que es un potencial desperdicio que no abona nada al trabajo y que ocupa espacio en escritorios. Encontrar servidores remotos no es dificl en estos dias y hasta se puede crear un servidor remoto gratis con una simple cuanta de email, por ejemplo. Los "back-ups" remotos permiten recuperar la información y el riesgo a perderla. Otra cosa, recuerda que los documentos se deterioran con el tiempo, más aún cuando están impresos sobre papel con ácidos y cuando están sujetos a humedad y otros factores ambientales. Las actualizaciones y "back-ups" permiten recuperar esa pérdida de antemano.

Adopta una política de eliminar todo aquel papel del cual se tenga duda de que hacer con el. Si tienes duda de si tirar un papel al zafacón (reciclaje) o guardarlo, mejor opta por tirarlo. Las probabilidades de que necesites mirarlo nuevamente o de que ciertamente lo hagas o lo necesites son de 1% y si existe la duda, probablemente no valga la pena guardarlo.

Reconoce, apoya y premia a todo aquel que ayude a alcanzar los objetivos. Haz un esfuerzo por agradecer y demonstrar el impacto positivo que este cambio y la operación generará en el lugar de trabajo y en el ambiente.

Se aceptan comentarios y más sugerencias! Gracias.

Fuente: http://www.miprv.com/MIPRV/tabid/61/articleType/ArticleView/articleId/73/Hazlo_sin_papel_Como_adoptar_una_politica_sin_papel_en_el_trabajo.aspx

Preservación: no dejen entrar a este tipo en su biblioteca

2009-06-28T17:42:00.000-07:00

Dónde está la clave de la preservación? ¿Complicadas tecnologías, microfilmación masiva, pesados metadatos?

Nooo, la norma número uno es no dejar entrar a este tipo en la sala:

Fuente: http://blog.sedic.es/?p=1989

El papel de la “conservación documental” como disciplina al servicio de los profesionales de la Documentación.

2008-08-17T15:56:00.000-07:00

ANTONIO CARPALLO BAUTISTA
Dpto. de B. y Documentación. Universidad Complutense de Madrid

Uno de los problemas más importantes que tiene nuestro Patrimonio Documental es el de su conservación, tanto desde el punto de vista de su integridad física como de su integridad funcional.

El término “conservación”, en el ámbito de los archivos y bibliotecas, hace referencia a todas aquellas medidas destinadas a proteger adecuadamente los documentos, con el fin de prolongar su utilización en condiciones óptimas durante el mayor tiempo posible.

Existen dos corrientes diferentes sobre la disciplina de la Conservación. La anglosajona, que a su vez se divide en otras dos disciplinas, la denominada Preservation, que determina las medidas preventivas de permanencia y durabilidad de los documentos, y la Conservation, que determina las medidas a tomar para la restauración de los documentos deteriorados. Y la latina, en la que se contempla una única disciplina llamada Conservación, de la que forman parte la Preservación y la Restauración. La primera, también denominada Conservación Preventiva, se ocupa de la prevención del deterioro de los documentos y la segunda de la reparación y recuperación funcional de los documentos deteriorados.

Después de esta aclaración terminológica sobre los conceptos conservación, preservación y restauración, nos vamos a centrar en el papel que han desempeñado estas disciplinas en el campo de las Ciencias de la Documentación.

A lo largo de estos últimos 25 años, desde la creación de la primera cátedra de Documentación en la Facultad de Ciencias de la Información de la Universidad Complutense de Madrid, dirigida por el profesor José López Yepes, el papel de la Conservación como disciplina que agrupa, desde el punto de vista de la corriente latina, a la Preservación y a la Restauración, ha ido aumentando debido a la conciencia social y académica de la importancia de dotar a las nuevas generaciones de conocimientos teóricos y prácticos sobre la conservación de los documentos. Esta toma de conciencia también ha surgido como consecuencia del rico Patrimonio Documental que tenemos en nuestro país, de la necesidad de su preservación y de la restauración de los documentos ya deteriorados.

Por estas razones los departamentos de Biblioteconomía y Documentación, las escuelas universitarias, las licenciaturas y los cursos de doctorado han ido variando sus planes de estudio adecuándolos a las necesidades actuales y dando más importancia a los conocimientos sobre la conservación de documentos.

En la actualidad tenemos en nuestro país 17 escuelas de Biblioteconomía y Documentación y licenciaturas en Documentación públicas y privadas, de las cuales cuatro escuelas universitarias y una licenciatura dedican un determinado número de créditos al estudio de esta disciplina, certificando la importancia que tienen estos conocimientos para la prevención y restauración de documentos.

Desde el comienzo de los primeros estudios sobre Documentación y la posterior aparición de las diplomaturas en Biblioteconomía y Documentación y licenciaturas en Documentación, los planes de estudio han ido evolucionado, introduciendo asignaturas que tratan estos conocimientos.
En la actualidad las diplomaturas de la Universidad de Salamanca, Zaragoza, Barcelona, León y la licenciatura de la Universidad de Extremadura dedican créditos a esta disciplina.

La universidad privada CEU de Madrid, durante el tiempo que impartió la diplomatura en Biblioteconomía y Documentación, también tuvo en su plan de estudios la asignatura “Diagnóstico y conservación de fondos”, de cinco créditos, obligatoria, que se impartía en primer curso y que trataba la materia de la conservación de documentos.

Los contenidos formativos, tanto teóricos como prácticos, y el número de créditos, varían en función de la importancia que se dio a estos conocimientos a la hora de realizar los planes de estudio. La inclusión de esta disciplina en los estudios universitarios destaca igualmente el interés, por parte de los alumnos, en adquirir estos conocimientos necesarios para su completa formación.

Cuando se hace imposible la inclusión de esta disciplina en el plan de estudio de una diplomatura o licenciatura, se pueden adoptar diversas fórmulas, como los Seminarios voluntarios, que viene realizando desde el año 1995 la Escuela Universitaria de Biblioteconomía y Documentación de la Universidad Complutense de Madrid, celebrando cada año varios seminarios sobre Encuadernación, que resultan de gran aceptación e interés por los alumnos, superando con creces el número de plazas ofertadas. Otra modalidad, dentro de la universidad, es la creación de Títulos Propios, destinados a diplomados y licenciados que no han tenido una formación en técnicas de conservación y necesitan de cursos de especialización en esta materia. Un ejemplo es el Título Propio ofertado por la Universidad Complutense de Madrid titulado “Encuadernación de libros: I. Técnicas básicas”, donde se abordan disciplinas como la conservación, preservación, restauración y encuadernación de libros. Este curso está destinado a aquellas personas que necesitan completar su formación o requieren de estos conocimientos para realizar sus tareas profesionales.

También hemos incluido otra nueva disciplina, la Encuadernación, vinculada enormemente a la Conservación, ya que su principal objetivo es el de resguardar la integridad física y funcional de los documentos encuadernados. Por tanto, la Encuadernación está también relacionada con la Preservación y la Restauración... "sigue"

Texto completo: http://www.ucm.es/info/multidoc/multidoc/revista/num10/paginas/pdfs/acarpallo.pdf

¿QUÉ HACER CON LOS DISCOS, CASSETTES Y VIDEOS ANTIGUOS?

2008-01-19T13:02:00.000-08:00

Por: JAVIER PARRA Desde el invento del fonógrafo y el cinematógrafo a finales del siglo XIX, el ser humano no ha dejado de almacenar sonidos e imágenes en los distintos soportes (discos, cassettes y videos). La llegada del CD el DVD no ha supuesto la culminación del proceso pues ahora la tecnología ofrece novedades sofisticadas que dejarán obsoletos a los sistemas de reproducción más avanzados.

-- Los sistemas de reproducción han sufrido alteraciones determinantes en el último cuarto del siglo pasado y han convertido en un enigma el futuro del sector.

--El cassette, un invento de reproducción de la música por sistema mecánico analógico lanzado en 1963 por la firma holandesa Philips, vive ya su ocaso, lo mismo que el telefax o los carretes fotográficos.

--Los entendidos aconsejan pasar los viejos formatos a los nuevos sistemas pero conservando siempre los soportes antiguos porque, a fin de cuentas, no dejan de ser un bien potencial... "sigue"

Texto completo en: http://www.guiadelgolfo.com/articulo.php?id=1163&edicion=91