RINCON DEL BIBLIOTECARIO

¿Por qué el papel de hace siglos se conserva mejor?

2012-02-23T18:18:00.001-08:00

Una investigación realizada por un equipo de la Universidad de Iowa ha desvelado nueva información acerca de porqué el papel hecho hace cientos de años a menudo soporta mejor el paso del tiempo que el papel de factura más moderna.

El equipo de dicha Universidad, coordinado por Tim Barrett en el UI Center for the Book ha analizado 1.578 documentos históricos hechos entre el siglo XIV y el siglo XIX. Barrett y sus colegas han desarrollado métodos para determinar su composición química sin la necesidad de tomar una muestra, para no utilizar procesos destructivos. Los resultados de este proyecto, que ha durado tres años, confirman que las piezas más antiguas son a menudo los documentos que han permanecido en las mejores condiciones, y es en gran parte, según Barrett, debido a los altos niveles de gelatina y calcio que tienen.

Barrett dice que una posible explicación de la mayor calidad del papel en las muestras más antiguas estudiadas es porque los fabricantes de papel del momento, estuvieron tratando de competir con el pergamino, un material duradero resistente elaborado normalmente a partir de pieles de animales. Al hacerlo, hicieron sus papeles espesos y blancos con calcio y sumergían las hojas al final del proceso en un baño de gelatina templada diluida tibia para endurecerlas.

”Esta es una noticia importante para muchos de nosotros que trabajamos en el campo de la historia de la fabricación para la conservación de obras de arte de papel y libros raros”, dice Barrett.” La investigación da resultados con repercusión en la fabricación de papel moderno destinados a aplicaciones de archivo, y para el cuidado y conservación de trabajos históricos sobre el papel. “

”Los compuestos de calcio se utilizaba asimismo en la fabricación de pergamino, y se utilizó también en la fabricación de papel”, dice Barrett.” Resulta que ayudó a evitar que el papel se convierta en ácido y este factor añade mucha estabilidad a su longevidad “.

Barrett reconoce que algunos pueden preguntarse por qué se realiza una investigación sobre la longevidad del papel hoy, cuando el arte o el texto en papel puede ser escaneado a alta resolución y se puede ver posteriormente en un ordenador. Señala que el análisis final de los mismos documentos a menudo puede arrojar nueva luz sobre un episodio histórico particular o una figura.

Por ejemplo, cuando las letras de un escritor en particular se encuentran en especial en un papel de alta calidad dado el tiempo del escritor y el lugar, esto puede indicar algo significativo acerca de la situación financiera del escritor. Cuando un libro fue impreso en papel de alta calidad para su época y ubicación, se puede sugerir que fué porque algo nuevo que pretendía la editorial, tenía una audiencia prevista y una estrategia de marketing.

”Se puede dar vida a su propio momento en la historia o nos muestran cómo hacer papel más duradero en el futuro. La información que yace dormida en el papel de los libros importantes y obras de arte tiene que ser preservada por los investigadores para que las futuras generaciones los puedan descubrir y utilizar“, dice Barrett.” Así como es importante, que los originales de papel – que pueden ser leídos sin necesidad de hardware y software – seguirán siendo fundamentales para poder hacer copias de seguridad digitales.”

El Instituto de Museos y Bibliotecas de la Universidad de Iowa, y la Fundación Kressproporcionaron los fondos para la investigación: Paper Through Time. Nodestructive Analysis of 14th- through 19th Century Papers

Fuente:http://www.entretodas.net/2012/01/23/papel-siglos-conservacion/

Escribir en el aire

2011-11-05T21:23:00.000-07:00

Por: Pablo Capanna

A pesar de pertenecer a una generación que compraba y leía libros, nunca me dio por ser bibliófilo ni coleccionista. Esas actividades requieren algo de dinero y una debilidad por los aspectos físicos del libro, que en algunos casos hasta puede derivar en cierto desprecio por su contenido. En mi caso, siempre ocurrió lo contrario. La única vez que pasé por una editorial especializada en textos escolares me enteré de que había sido rotulado como “productor de contenidos”. Nunca me enteré de qué nombre recibían quienes se ocupaban de los “envases”, pero me dieron a entender que su tarea era mucho más importante que cualquier “contenido”, para hacer que el producto fuera más atractivo.

Sin desmerecer todo eso que hace más agradable la lectura, desde la tipografía hasta la encuadernación, siempre consideré que los libros valían ante todo por las ideas o los sentimientos que eran capaces de transmitir, aunque estuvieran impresos en papel de diario.

Con todo, y sin habérmelo propuesto, el hecho de haber vivido mucho y siempre con poca plata para comprar buenas ediciones, me llevó a frecuentar las librerías de viejo. De ese modo, y sin proponérmelo, llegué a tener en mi biblioteca algunos ejemplares que tienen casi un siglo de vida.

El más viejo es un Rousseau en italiano que ha cumplido más de cien años. También tengo un Wells, un Pascal y algunos otros que ya son más que nonagenarios. Todos están muy legibles, y se diría que han resistido heroicamente el paso del tiempo. En cambio, en los últimos tiempos he tenido que deshacerme de libros que tenían apenas treinta años, a medida que sus hojas se iban oscureciendo y resquebrajando.

Estas diferencias dependen de la tecnología que en cada caso se utilizó para fabricar el papel. Desde que los chinos lo inventaron, hasta mediados del siglo XIX el papel se hacía exclusivamente reciclando trapos, pero en un momento se comenzó a producir con pulpa de papel y crecientes dosis de ácido clorhídrico, que lo hacían perecedero a plazo fijo. Aunque las pasteras juren que no contaminan el río, el papel pulp nace contaminado y tiene una breve expectativa de vida. Hasta se diría que en las últimas décadas ésta se ha acortado.

Si alguien se propusiera darnos una respuesta optimista a esta cuestión, podría hablar del fin del papel como soporte de la escritura. Seguramente alabaría la llegada de la era digital, que permitirá almacenar definitivamente la información en soportes duraderos: Digital is forever! Pero, ¿estamos seguros de que podrá almacenarla definitivamente, en un material más duradero que el papel?

DE LA ARCILLA AL SILICIO

Hace unos mil años, el rey Guillermo, dispuesto a consolidar la conquista normanda de Inglaterra, mandó hacer un censo de todas las propiedades sujetas a impuestos. Cuando la completó, la DGI normanda le puso por título El Libro del Juicio Final (Doomsday Book), quizá para amedrentar a los eventuales evasores.

En 1986, al cumplirse novecientos años del Doomsday Book, la BBC se propuso reeditar aquel emprendimiento cuando auspició un proyecto en el cual participaron cerca de un millón de colaboradores. Para la ocasión, emplearon los recursos más avanzados, como fotos digitales, videos y mapas interactivos.

Pasaron veinte años más, y el libro que mandó hacer Guillermo el Conquistador en pergamino aún puede ser consultado por los historiadores, pero quedan muy pocas PC de las que se usaban en 1986. Para ser legible, el censo más reciente tuvo que ser transferido a un nuevo formato, y probablemente habrá que seguir convirtiéndolo cada tanto, porque no existe ningún formato definitivo, y los programas de lectura también evolucionan.

Con el censo que en 1960 el gobierno de los Estados Unidos había mandado grabar en cinta magnética ocurrió algo parecido: para 1975 ya no había sistemas que permitieran leerlo en su forma original.

Quizá por eso, a la hora de diseñar el mensaje a los extraterrestres que llevaría la sonda Voyager II de 1977, Carl Sagan tuvo la brillante idea de incluir el dispositivo de lectura. Una medida muy sabia, porque treinta años más tarde aquí en la Tierra ya era difícil conseguir algo parecido, al ritmo que avanza la tecnología.

Basta pensar en que toda la información que hace 5 mil años un rey sumerio mandó grabar en tabletas de arcilla hoy podría ser leída con una tableta llena de hardware miniaturizado. Pero el riesgo que se corre ahora es que se torne ilegible en pocos años y que la arcilla sobreviva una vez más.

DURABILIDAD

La invención del lenguaje simbólico, que es la clave de toda la cultura, se tradujo necesariamente en el desarrollo de la escritura, que requería de algún soporte físico durable.

El primer soporte fue la piedra. Gracias a ella, el nombre de los reyes sobrevivió a los propios reyes y hasta al recuerdo de las hazañas o las calamidades que protagonizaron. La piedra era el soporte más duradero, pero el menos manipulable. Luego se recurrió al barro cocido, los metales, la cerámica o la seda. Conocemos los mitos egipcios gracias al papiro y los sermones de Buda porque fueron escritos sobre hojas de palma.

El papiro egipcio, hecho con varias capas de tejido vegetal, permitía conservar y transportar información escrita en una superficie extensa; además, al enrollarse, ocupaba poco espacio en los estantes.

Esto era más que suficiente para las necesidades de la casta sacerdotal egipcia. Pero la gran expansión de la ciencia en la época alejandrina aumentó la demanda. Cuando Egipto cerró la exportación de papiro, en la ciudad de Pérgamo se comenzaron a usar pieles de animales (cordero, vaca, asno), que desde entonces se conocieron como pergaminos.

El pergamino se usaba en rollos (volúmenes), pero también en tomos, con hojas cortadas a la manera de un libro de hoy. También tenía otra ventaja: en él se podía escribir de ambos lados y borrar un texto para escribir otro encima, para delicia de los arqueólogos de hoy.

El uso del papel, que los árabes trajeron de China, se extendió durante la Edad Media, y tuvo su auge a partir del siglo XVII. El formato del libro actual (códice) se había impuesto cuando los predicadores cristianos encontraron que era más fácil de transportar y manipular que el rollo. La conjunción del papel, la imprenta y el libro fue el sustrato de toda la Modernidad.

El siglo XX presenció una nueva explosión, cuando lo digital comenzó a reemplazar a lo analógico, desde las fichas perforadas de Jacquard y Hollerith hasta la cinta magnética de IBM. Muchas expectativas fueron depositadas en el microfilm, que entonces se presentaba como el soporte del futuro. Al mismo tiempo, la fotocopia multiplicaba versiones bastante volátiles de los textos: fueron la salvación de los estudiantes, pero no enriquecieron las bibliotecas.

Luego vinieron el disquete y el CD, que ofrecían cada vez una mayor capacidad de almacenamiento de datos, pero resultaron menos durables que el libro.

REDUNDANCIA

La destrucción de la Biblioteca de Alejandría fue una catástrofe para la tradición científica y para toda la cultura occidental, que tuvo que recomponerse trabajosamente a través de copias, varias veces retraducidas y adulteradas. Es costumbre culpar de todo ese desastre al califa Omar, pero hoy sabemos que se trató de un largo proceso en el cual intervinieron muchas manos, tanto por acción como por omisión.

Los centenares de miles de volúmenes que los Tolomeos habían reunido en Alejandría, mediante la compra o la copia de cuanto manuscrito caía bajo su alcance, no perecieron en un solo holocausto por orden de Omar. Hubo una larga serie de saqueos, robos, incendios y abandono que llevó siglos, y se agudizó a medida que descrecía la curiosidad y el mundo antiguo se hundía en un clima de magia supersticiosa. Los testimonios de los sucesivos viajeros dan cuenta del progresivo deterioro, que Omar vino a rematar con una frase tristemente célebre.

¿Por qué la Biblioteca era tan importante, aparte de haber pertenecido al Museo, la primera universidad de la que tengamos noticia? Es probable que fuera porque la mayoría de los textos que atesoraba eran únicos o contaban con unas pocas copias manuscritas, de esas que producían en sus talleres una multitud de escribas.

Alejandría no tenía redundancia, o tenía muy poca. Un manuscrito perdido era un agujero en el tejido del saber, a no ser que en alguna remota provincia quedara una copia aceptable.

La gran revolución que trajo la imprenta consistió en incrementar radicalmente la redundancia, de manera que por cada libro que se destruía, siempre era posible encontrar algún ejemplar en otra parte, y a la larga era posible recuperar el texto perdido.

La multiplicación llegó a su extremo con la aparición de Internet, donde casi todo puede “bajarse” desde los sitios más disímiles. Con cierta ingenuidad, tendemos a imaginar a Internet como una suerte de Mundo de las Ideas platónico, del cual se bajan o se suben “contenidos”, pero confiamos en que los textos durarán para siempre. Todos nos hemos tropezado con noticias del pasado que parecen eternizarse en alguna página web, y eso nos hace pensar que en la red nada se pierde. Sin embargo, las dificultades surgen cuando pretendemos ofrecer referencias que permitan corroborar dónde hemos obtenido la información. Cuando los libros eran de papel se citaba la edición y la página, y aunque nadie se tomara el trabajo de verificarlo, eso bastaba como prueba de veracidad. Hoy algunos se las ingenian para citar, por ejemplo, “www.montoto.edu, consultada el día 14-07-11 a las 20.30”. El dato puede ser cierto y hasta aceptable para un jurado de tesis, pero es imposible verificarlo en otro momento, cuando la página se actualiza periódicamente. El hecho es que la red está siempre mutando: muchos sitios desaparecen, otros se transforman y la información que no emigra, se pierde.

Si no confiamos demasiado en la eternidad de la red, la alternativa es conservar los datos en un soporte externo. Pero cualquier usuario que lleve algo más de diez años tratando con computadoras ha vivido la evolución de la tecnología, que hacía obsoletos los sistemas bastante antes de que el hardware comenzara a fallar.

Si alguien aún conserva información en disquetes de 3,5 o 5 1/4 tendrá grandes dificultades para recuperarla, a menos que recurra a alguna secta de nostálgicos al estilo de los ferromodelistas o los cultores del disco de vinilo.

Estamos tan acostumbrados a ciertos programas de escritura y de cálculo que no reparamos en que se trata de productos comerciales, que en cualquier momento pueden salir del mercado. Así como nadie se acuerda del WordStar, que fue el programa de escritura líder de los años ’80, los formatos habituales como “doc”, “JPEG” o “MP3” pueden desaparecer junto con el programa que permite leerlos.

Paradójicamente, los soportes electrónicos tienen una esperanza de vida sensiblemente inferior al papel de buena calidad. El CD Rom, el DVD o el Blu-ray sufren la degradación de su capa fotosensible, lo cual hace que duren a lo sumo entre cinco y diez años. Aunque el disco holográfico, la nueva promesa, aspira a tener una vida útil de medio siglo.

Nuestros sistemas permiten acopiar enormes cantidades de información tanto irrelevante como valiosa, con un grado de redundancia jamás visto. De hecho, somos capaces de encerrar muchas Alejandrías en un pequeño disco.

La vida de una pirámide es de 5 mil años y una catedral dura unos mil, pero nuestros rascacielos apenas aspiran a durar cien años, con un buen mantenimiento. Tenemos una cultura de lo efímero, donde el largo plazo importa cada vez menos, y toda nuestra confianza reposa en la extrema redundancia de aquello que guardamos. Pero corremos el riesgo de conservar infinitos registros de cámaras de seguridad y perder la única copia de algún libro que pudo cambiar el mundo.

Fuente: http://www.pagina12.com.ar/diario/suplementos/futuro/13-2617-2011-11-05.html

Cómo restaurar y encuadernar libros y revistas.- Manualidades con papel.

2011-10-31T03:58:00.000-07:00

Por: Richar3000

El libro.

Es el conjunto de hojas de papel, pergamino y de alguna otra materia impresas, unidas entre sí y que está protegido por unas cubiertas o tapas de papel, cartón, tela, pergamino, materias plásticas e incluso corcho o madera.

Las principales partes de que consta aparecen en el dibujo que acompaña a estas líneas, pero conviene añadir que la curva que forman las hojas por el corte delantero se llama también media caña, que la ceja es el exceso de la cubierta o tapa que rebasa el tamaño de las hojas, que las guardas son unas hojas de papel que van pegadas y unen el libro a su tapa o cubierta, que la primera hoja sólo lleva el título del libro y se llama anteportada, o portadilla, y portada la siguiente, en que aparecen, además del título de aquél, el nombre de su autor, la editorial y muy a menudo la ciudad donde se edita y el año.

El tamaño del libro (formato) varía y recibe distintos nombres según las veces que se deba doblar, siempre por el centro, la hoja impresa, llamada pliego. Así, si se ha de doblar una vez, el pliego tendrá 4 páginas y recibe el nombre de en folio; si dos veces, dará 8 páginas y el pliego será en 4. º; si tres veces, tendrá 16 páginas y se denominará en 8. º; si cuatro veces, tendrá 32 páginas y se llamara en 16. º En la actualidad, estos términos tienden a referirse a centímetros más que a corresponder al número de veces que se dobla o pliega el papel. Por tanto, se llama en folio el libro que tiene 38 ó más centímetros de altura; en 4. º, el que varía entre 28 y 38; en 8.º, el de20 a28; en 16.º, el que tiene de15 a20, y en 32. º, el de menos de 10cm.

Material.

El requerido para encuadernar está representado en la fotografía inicial de este artículo: telar para coser; prensa (la llamada prensa a mano se utiliza para sujetar el libro cuando hay que aserrarlo, dorarlo, etc.), martillo, escuadra, sierra, varios tipos de cola, cuchillo, cútter, tijeras, lápices, distintas clases de hilos y cordeles, compás y unos instrumentos de madera o hueso parecidos a un cuchillo denominados plegaderas y que sirven para plegar (doblar) las hojas de papel.

Para desmontar un libro se empieza separando la tapa con las manos o ayudado de un cuchillo o cútter.

Operaciones.

Cuando se dispone de pliegos sueltos, lo primero que hay que hacer es ordenarlos Por signaturas, las cuales consisten en un numerito pequeño, en ocasiones precedido del título, entero o abreviado, de la obra, que aparecen en la parte inferior izquierda de los pliegos y que, como hemos dicho, pueden tener diferente número de páginas. Por lo general, suelen ser de 16 y su orden es correlativo. Evidentemente, si no aparece el número de la signatura también pueden ordenarse fácilmente atendiendo a la numeración de las páginas. La operación de poner en orden los pliegos de un libro según las signaturas se llama alzado.

Abierto el libro al máximo, se localiza el primer pliego y con un cuchillo afilado se van cortando todos los hilos que aparezcan pertenecientes al primer cosido.

Con la edición de obras por fascículos se suelen poner estas signaturas en el lomo del pliego, de manera que, una vez encuadernado el libro, aquéllas no quedan a la vista.

En épocas pasadas se intercalaban a veces, pegándolas ya al pliego anterior, ya en el centro del mismo, páginas sueltas que solían ser láminas en colores o mapas, en este último caso como desplegables en ocasiones. Esto deberá tenerse en cuenta cuando se trate de una restauración.

Si estas ilustraciones sueltas llevan mucho blanco en la parte del lomo se dobla el sobrante, lo cual origina una tira que se intercala en el pliego correspondiente, abrazándolo, con el fin de coserla juntamente con él. Por otra parte, debe tenerse cuidado con los desplegables, a fin de que, al estar doblados, sean de dimensiones inferiores a las de la página para que no se, corten al someter, si es necesario, el libro a la acción de la guillotina. Cuando la lámina no es lo bastante grande para que abrace el pliego, entonces se le puede pegar una simple tira de papel, que se llama escartivana y facilita la operación.

Detengámonos ahora en el proceso de restauración.

Lo primero que debe efectuarse es deshacer el libro estropeado o cuya encuadernación se desea rehacer. Para ello se separará el grueso de los pliegues de las tapas o cubiertas, bien ejerciendo tracción con las manos, bien ayudándose de un instrumento cortante, por ejemplo, un cuchillo o cútter.

Los hilos cortados del antiguo cosido se separan del pliego estirando con cuidado hasta separarlo y después se eliminan los restos de la cola antigua con los dedos.

A continuación se busca el primer pliego, se aísla y se procede a separarlo del grueso y a cortar todos los hilos que se vean del cosido anterior. Tras esto se van arrancando los sucesivos pliegos y se les van quitando, también con precaución, los restos de cola seca de la encuadernación anterior.

Una vez desmontado todo el libro, limpio de restos de cola y de hilos, se ordenan los pliegos en el caso de que, por cualquier motivo, se hubieran desordenado. Al llegar a esto puede aprovecharse para arreglar las hojas

Colocación de los pliegos en la prensa con la escuadra,

rotas, uniéndolas con papel de seda, así como los márgenes.

En este momento coinciden por primera vez las operaciones con un libro viejo que queremos restaurar y los de otro nuevo que deseamos encuadernar: ya tenemos dispuestos los pliegos y ordenados por signaturas.

Las obras modernas suelen presentarse con una señal en el lomo de los pliegos, además de la signatura, a diferente distancia del pie o de la cabeza y en cada uno de ellos, de modo que la simple

Marcado de las señales para proceder al aserrado.

observación por la parte del lomo de los pliegos que componen el libro permita cerciorarse de si están todos en su orden adecuado, faltan uno o más y si hay alguno repetido.

Es conveniente someter dichos pliegos a la acción de la prensa, donde se colocarán entre dos tablas de madera, y se mantendrán así durante toda una noche.

Al reanudar las operaciones se sacan los pliegos de la prensa y se colocan entre dos cartones; a continuación se

Proceso de señalar en el lomo el lugar que ocuparán las cintas si se usan en vez de cordeles.

golpean varias veces sobre la mesa por la parte del lomo y de la cabeza para que queden todos lo mejor dispuestos posible. Se vuelven a colocar en la prensa y vigilando con cuidado mediante la escuadra que su posición quede perfectamente escuadrada.

Por regla general, el dorso del libro se divide en seis partes iguales, que se señalan con un lápiz ayudándose de un

Aserrado del lomo de un libro.

compás. Estas señales no se hacen al buen tuntún, sino que la primera se traza hacia la cabecera, en línea con el número de la página del libro (folio), y la última a la altura de la línea impresa final. El espacio que queda entre ambas señales se divide en cuatro partes. Pero también se hacen encuadernaciones con dos, tres, cuatro y cinco señales. De usar cintas en vez de cordeles debe tenerse en cuenta que es necesario hacer dos señales para cada cinta.

Una vez efectuadas estas señales,

Dibujos que presentan uno de los métodos de hacer las guardas en la restauración de un libro.

siempre con los pliegos en la prensa, se procede a aserrar los lomos, para lo cual se emplea un serrucho de los llamados de costilla. El serrucho se pasa dos o tres veces desde el mango hasta la punta por las señales hechas con lápiz, empezando con suavidad y ejerciendo mayor presión después hasta alcanzar una profundidad de1,5 a2 mm. Sin embargo, los surcos primero y último serán más superficiales que los restantes. Por estos surcos pasarán los hilos con mayor facilidad en el momento de efectuar el cosido y sirven además para esconder los cordeles y evitar que hagan demasiado bulto.

Las guardas.

Si se observa con atención veremos que la primera y la última página son de papel diferente e incluso de otro c010r o bien tienen la impresión de unos motivos que o son simplemente artísticos o aluden al contenido del libro. Se conocen con el nombre de guardas.

En realidad se trata de una doble página que va encolada a la primera y a la última página del libro y a la tapa o cubierta, respectivamente, y sirve para unir mejor los pliegos a la tapa.

Estas guardas se pegarán por una cara al primero y último pliegos del libro, a todo lo largo de su pliegue central, en unos5 mmdeanchura, dejando la acción de pegar la otra cara a la tapa para después. Lo mismo se hará con la guarda del último pliego. Pero, sobre todo cuando se trata de restauración de un libro, se puede emplear el procedimiento que se explica a continuación.

Según este sistema, que aparece ilustrado en el dibujo adjunto, se corta el papel para la guarda de una altura igual a la del libro, cuya anchura ha de ser dos veces y media la de una página. Después se dobla el papel en tres partes, de las cuales A y B deben ser iguales entre sí y8 mmmás largas que la página del libro. Para doblarlo conprecisión conviene usar la plegadera. A continuación se dobla la parte tercera (C) unos4 mmen la dirección que indica la flecha. Se preparan dos guardas iguales y en el repliegue de C de una de ellas se inserta el primero de los pliegos y en el de la otra el último, de manera que el repliegue quede entre el pliego incluido y el siguiente. El fragmento mayor doblado quedará debajo de la guarda que se ha preparado.

Este método logra una especie de escartivana que abrazará el pliego y posteriormente servirá para pegar en él las cintas del cosido del libro.

Las últimas cuatro fotos se muestran diversos pasos que deben seguirse para lograr las guardas según el proceso explicado arriba y manera de colocar una de ellas en el último pliego del libro que se restaura.

Fuente: http://www.trucosymanualidades.com/como-restaurar-y-encuadernar-libros-y-revistas-manualidades-con-papel/

Los beneficios de la digitalización de documentos o despapelización

2011-08-20T20:23:00.000-07:00

Por: Norma Mayol

En base a ciertos de estudios se sabe que un 70% de la información mundialmente disponible está impresa, un 20% son documentos electrónicos y el 10% restante son bases de datos, por lo que, en resumen, un 90% es información no estructurada y tan sólo un 10% es información estructurada.

El problema real es entonces cómo efectuar el procesamiento para lograr la clasificación de dichos contenidos no estructurados de forma rápida, eficiente y económicamente conveniente, con el objetivo de permitir la recuperación de la información. Y muchas veces la administración de esta información es subestimada, ocasionando pérdidas invaluables de oportunidades, al mismo tiempo que las organizaciones continúan siendo afectadas con más documentos de los que pueden procesar eficientemente durante su operatoria diaria: faxes, catálogos, correos electrónicos, facturas, informes, manuales, órdenes de compra, pedidos, etc. Es así como el manejo de toda esta gran cantidad de información se convierte en uno de los mayores desafíos que se presentan en las organizaciones hoy en día.

La digitalización de documentos es un paso fundamental para administrar todo ese tipo de información en papel que de otra manera sería imposible hacerlo. Es el proceso mediante el cual un documento es transformado en una imagen digital, y es almacenado junto a datos que lo referencian en una base de datos, pudiendo acceder al mismo desde múltiples ubicaciones sin necesidad de tener que acudir al documento físico.

Trabajar en una organización sin papeles; disminuir en el costo de impresión, fotocopiado, distribución y publicación de documentos; disminuir horas de profesionales afectadas a la búsqueda de documentos; disminuir el costo de almacenamiento y traslado de documentos; acceder a la información de manera simultánea desde diferentes lugares; acceder de manera rápida, segura y protegida a la documentación; aprovechar la información para la toma de decisiones; aprovechar los espacios destinados a guardar archivos físicos (en muchos casos eliminando los archivos históricos físicos); sistematizar y automatizar los procesos; reducir los tiempos de respuesta a clientes internos, externos, auditorias y entes de fiscalización y control; bajar el costo de respaldo de los documentos ante eventual pérdida o destrucción de la valiosa documentación; mayor productividad del personal.

Para archivar 100.000 hojas se necesita un espacio de 10 m2, en tanto que 100.000 imágenes ocupan un DVD; un documento original solo puede ser visto por una persona a la vez, mientras que una imagen digitalizada puede ser consultada de forma simultánea por varios usuarios autorizados; es la mejor manera de preservar y resguardar la información a través del paso del tiempo; se calcula que el 35% del tiempo de los empleados transcurre improductivamente buscando y manejando documentos (una caja o gaveta normal de archivo contiene aproximadamente entre 2.000 a 4.000 hojas); una búsqueda manual de 10.000 documentos por un determinado tema, autor y rango de fechas demoraría 67 horas hombre; el 7% de los documentos se pierde, mientras que el 15% están mal guardados; el papel utilizado por todas las impresoras, fotocopiadoras y maquinas de fax existentes en un año, sería equivalente a un listado de papel que daría 289 vueltas a la Tierra; el costo de una fotocopia es mayor al de una imagen digitalizada, sin embargo, la fotocopia no puede integrarse a ninguna aplicación, mientras que la imagen digitalizada puede hacerlo a cualquier sistema automatizado.

Util para estudios contables
La Digitalización de Documentos orientada a los Estudios contables permite la vinculación de la información en soporte digital y de los registros contables que las organizaciones realizan. Estos actualmente registran la información en aplicaciones que sólo permiten llevar el registro del asiento de manera digital, pero la documentación asociada es guardada en soportes físicos sin ningún tipo de vinculación. Mediante la Digitalización de Documentos, se pueden llevar los registros contables vinculados con los documentos de respaldo generando como efecto la digitalización de toda la documentación.

Facturación Electrónica
La factura electrónica es el documento comercial en formato digital que reemplaza al documento físico tradicional, en papel, conservando un idéntico valor legal.
La facturación electrónica implica la emisión de un documento digital que envía la empresa vendedora a su cliente, por un lado, y a la administración de impuestos, por otro. Actualmente en nuestro país resulta de obligatoriedad para empresas de diversos rubros, de acuerdo a lo establecido por el régimen de Factura Electrónica (AFIP RG 2177/2006). Básicamente, se establece un enlace con AFIP para gestionar los Códigos de Autorización Electrónica (CAE) según la normativa vigente, y efectuar la registración de los mismos en una base de datos. Esto permite que los documentos tributarios digitales puedan ser consultados, y por consiguiente visualizados para su posterior impresión o envío por email. Lo más importante del proceso es que el papel ya no es necesario, sino sólo los datos, generando un importante ahorro de dinero en el emisor, economizando papel y el proceso de impresión y envío por correo; mientras que para el receptor le facilita el proceso de ingreso de datos, tipeo de facturas, eliminación de errores, y rapidez del proceso mediante la automatización.

Lapicera Electrónica
El lápiz electrónico permite agilizar la captura de datos en procesos que son críticos. Por ejemplo, al realizarse un censo, la utilización de este tipo de tecnología permitiría obtener respuestas de manera rápida y certera evitando así el proceso de carga de los datos en forma manual con la posibilidad de errores de tipeo que ello genera. Esta nueva tecnología combina la portabilidad y la aceptación de lápiz común y papel tradicionales, con la capacidad de una computadora para almacenar, compartir y actuar en consecuencia según la información obtenida. El mismo funciona de igual manera que un bolígrafo tradicional, pero a diferencia de éste último, el dispositivo convierte la información escrita a mano en datos digitales. Una vez que los datos se almacenan en la memoria del lápiz, la información puede transferirse fácilmente a una PC u otros dispositivos tales como smartphones, a través de Bluetooth o USB.

La información es ingresada mediante el lápiz a un formulario especialmente diseñado, que se imprime en papel común. Una tecnología que consiste en una serie de puntos débiles que forman una red y actúan como coordenadas en el mapa para localizar la ubicación de cada trazo de lápiz en el papel. Los datos se almacenan en el lápiz, siendo posible su descarga a computadoras u otros equipos, para posteriormente dejarse en una base de datos totalmente digitalizados (ya no hay necesidad de transcribir los datos a la PC), enviarse por email, FTP, etc. Es la tecnología más moderna y la forma más rápida de capturar información sin estar obligado a cambiar la forma tradicional de trabajar. Es usualmente utilizada para formularios de créditos, de ventas, seguros, encuestas, censos, etc.

(*) Ingeniera en Sistemas, Aplika Group, Miembro de la Comisión de Informática
del COPIT.

Fuente: http://www.elsigloweb.com/nota.php?id=75858

Normas para edificios destinados a archivos y bibliotecas

2011-05-06T04:28:00.000-07:00

Normas ISO publicadas de interés para archivos y bibliotecas:

ISO 9706:1994 Información y documentación - Papel para -documentos - Requisitos de permanencia.

ISO 11108:1996 Información y documentación - Papel para - archivo permanente - Requisitos de permanencia y durabilidad. Publicada en abril de este año.

ISO 11800:1998 Información y documentación - Requisitos - para materiales de encuadernación y para los métodos usados en la manufactura de libros.

Normas ISO en proyecto de interés para archivos y bibliotecas:

ISO/FDIS 11798 - Permanencia y durabilidad de los escritos, - impresos y copias en papel - Requisitos y métodos de comprobación.

ISO/DIS 11799 - Requisitos para el almacenamiento de - documentos

ISO/DIS 14416 - Requisitos para la encuadernación de libros, - documentos en papel para uso en periódicos, revistas y otros archivos y bibliotecas - Métodos y materiales

ISO/CD 15659 - Cartones para archivo permanente - Test de -migración de archivo para documentos en ISO/WD 16245 - Cajas y cubiertas - papel

¿ Cómo seria un edificio ideal para su uso como archivo según la BS 545?

1) Ubicado en un lugar donde no exista ninguno de los peligros identificados en la norma para los documentos a causa de la ubicación, el entorno, el fuego, el agua, los almacenamientos inadecuados, los robos, el vandalismo, el terrorismo...

2) Rentable y con poco coste energético, valorado para toda su vida planificada (mínima de 20 años) y, preferentemente, con espacio para ampliaciones más allá de la duración planificada.

3) Que no dependa excesivamente de equipamientos y maquinaria de alta tecnología para mantener un entorno estable donde los equipos funcionen siempre correctamente.

4) Donde exista una estrategia ?global de protección contra incendios,

preferentemente con un sistema de extinción incendios automático mediante rociadores de agua o un gas homologado (en las tres bibliotecas nacionales –la británica, la escocesa y la galesa- se han instalado rociadores de agua por su efectividad, menor coste y mayor respeto ecológico).

5) Con la zona de almacenamiento tan definida y controlada ?que queden minimizados todos los riesgos de incendios e de inundaciones, especialmente los derivados de las salas, máquinas de los sistemas de climatización.

6) Donde cada tipo de material se almacene en el entorno más apropiado (requisitos especial para los materiales fotográficos, sobre todo con respecto a su climatización antes de su consulta).

Texto completo: http://xlpv.cult.gva.es/files/normas%20edificios.pdf