Por: Berto Pena
Con cada hora que paso en empresas impartiendo cursos y seminarios me doy más cuenta de esto: buena parte de la improductividad que sufrimos se debe a la mala comunicación entre las personas. Por Email, en reuniones, de viva voz, por Skype… Y esa mala comunicación parte de un hábito perdido: pensar antes de.
La mala comunicación (apresurada, ambigüa, incompleta) es más perjudicial incluso que la ausencia de comunicación. Un email mal pensado (mal escrito, mal comunicado) implica confusión, indecisión, preguntas, otros mensajes de ida y vuelta y, quién sabe, si luego desencadena una llamada de teléfono o, peor todavía, una reunión.
El Email es sin duda el rincón donde más claramente se ve esta ausencia de “pensar antes de”. Hemos convertido el hecho de escribir un nuevo email es un gesto casi irreflexivo, un acto reflejo, algo casi compulsivo.
Antes de si quiera considerar si es necesario, ya disparamos un email. Y lo que es peor y genera un torrente de problemas: no pensamos lo que escribimos. No pensamos antes de comunicar, de pedir, de solicitar, de encargar, de delegar, de mandar.
Simplemente creamos un mensaje nuevo y “tiramos palante”. Nos abalanzamos sobre el teclado como posesos y empezamos a aporrear las teclas. Las consecuencias de este mal hábito son importantes, actúan como una bola de nieve y hacen más daño de lo que parece a la Productividad de todos.
Al no pensar antes de, y en concreto al no hacerlo antes de redactar nuestros mensajes, hacemos que sean…
Innecesarios. Muchos emails no deberían de haber existido. Porque no todo se soluciona con un email o bien es el canal equivocado.
Extensos. Son innecesariamente largos porque las ideas no están fijas y claras en nuestra mente. Eso nos lleva a dar rodeas para dar con lo que queremos contar o solicitar.
Confusos. Mezclamos temas, no aclaramos detalles (como fechas de entrega o personas clave), no concretamos instrucciones o caemos en una vaguedad o imprecisión general.
Son sólo tres detalles pero hay muchos más. No quería pararme a diseccionar los males de nuestros mensajes sino a apuntar que muchos son consecuencia de no pensar antes de escribir. Y si piensas en frío la cantidad de correos que escribes al cabo del año, creo que saber escribir emails y mejorar nuestra comunicación es una cuestión de supervivencia profesional. (Estoy centrándome en el Email, claro, pero se puede extrapolar fácilmente a otras áreas de nuestra comunicación.)
¿La solución? Recuperar un acto, un hábito, una bendición que la sociedad en general y el profesional en particular hemos perdido: pensar antes de. Antes de empezar, de hacer, de escribir, de comunicar, de solicitar, de enviar…
Pensar antes de está ahí contigo. No hay que instalar ningún software, hacer un master, leer ningún libro, apuntarte a ningún curso o leer el timeline de un iluminado para hallar respuestas.
Cualquiera puede pensar antes de. No sólo te permitirá tomar las riendas de todo lo que haces, sino que ayudará a que tu comunicación sea más clara, efectiva y precisa. Y eso aumentará tu Productividad y la de los demás.
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