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3 jun 2014

Las nuevas tecnologías: una manera de evitarnos

Por: Vanessa Gregori

La adicción a los dispositivos móviles desplaza a la conversación tradicionalQuedas con un amigo que hace tiempo que no ves y te das cuenta de que a él le interesa más una conversación de whatsapp que la tuya propia. En la mayoría de las ocasiones los celos hacía los teléfonos de última generación no son infundados, sino más bien, totalmente justificados. Y es que, no hay duda de que las nuevas tecnologías y las redes sociales le han restado protagonismo a nuestra presencia en vivo. La intriga que provoca la comunicación que obtenemos a través de Internet nos provoca una atención que las conversaciones en directo parecen ya no alcanzar. 
Las nuevas tecnologías permiten esconder nuestra personalidad y evitar enfrentarnos a los sentimientos de nuestro interlocutor
"Acabo de conocer a una persona por Facebook y es la bomba: guapa, atenta...." Lo he escuchado más de una vez y en el 95% de las ocasiones nada acaba siendo lo que parecía tan maravilloso en un principio. Desgraciadamente, en la mayoría de ocasiones en Internet nada es lo que parece. En general todos vendemos lo que nos interesa. El que es guapo vende su físico, el que viaja nos vende sus destinos, el que hace deporte sus esfuerzos y el que sale de fiesta sus locuras.
Cuando hablamos a través de un dispositivo electrónico: ordenador, tablet, teléfono...evitamos enfrentarnos a la comunicación no verbal, es decir, la postura del interlocutor, su tono de voz, su estado anímico, su cara, su mirada.... Son cosas que las nuevas tecnologías nos ahorran.
Los cobardes han encontrado su solución con este tipo de comunicación generada a través de la red de redes. Internet ha facilitado para muchos los despidos laborales, las rupturas sentimentales o incluso la forma de ligar. Ya no hay que acercarse a alguien que conoces más bien poco y preguntarle si le apetece tomar una copa contigo. Basta con enviarle un tweet o un mensaje privado de facebook y el acceso está garantizado.
Por otra parte, cuando generamos una conversación y no vemos a nuestro interlocutor empezamos a construir un mundo a su alrededor. Un mundo que generamos a través de lo que vamos percibiendo en una comunicación sesgada por la falta de feedback no verbal. No sabemos si la persona con la que hablamos está haciendo la colada mientras tanto, conduciendo, o lo que podría ser peor, siéndonos infieles y manteniendo otra conversación paralela.
Las nuevas tecnologías: una manera de evitarnos
Si las nuevas tecnologías y redes sociales han servido para conectarnos y dejar de estar tan aislados también nos han ayudado a conseguir todo lo contrario. Metros, trenes, autobuses....a la gente le cuesta mirarse a los ojos, sonrerir, decir buenos días. Las tablets, los reproductores de mp3, los smartphones...todo esto, también ha ayudado a apartanos del mundo real, a separarnos de aquella realidad que tenemos enfrente de nosotros. Por otra parte, parece que cada vez es más difícil asistir a una reunión de amigos y no ser molestado por un whatsapp o ir a una cena sin que la comida sea fotografiada. Nunca antes los platos que todos los días hemos tenido delante de nuestros ojos habían adquirido tanto protagonismo.
¿Adicción a las nuevas tecnologías o falta de educación?
No hay duda de que todo esto de las redes sociales y de comunicarse a través de Internet crea auténtica adicción. Como experiencia personal puedo contar un caso que presencié hace poco tiempo. Un viaje a Portugal, país vecino y próximo pero con cobertura telefónica diferente a la española. La persona en cuestión estaba pendiente de un juego en red, en el cual tenía que hacer una apuesta antes de una determinada hora. El, llamémosle personaje, se quejó, pataleó, nos hizo estresarnos al resto.... todo porque no podía disponer de conexión a Internet en el justo momento en el que lo necesitaba. Pero, ¿ de verdad es esto realmente necesario? ¿Y qué hay de las reuniones con amigos y familiares? Resulta realmente difícil para algunas personas participar en una reunión con más gente. Quizá es por falta de habilidades sociales, ausencia de personalidad, timidez o sencillamente falta de educación. No hay nada más feo que estar en una reunión de amigos, que alguien te pregunte algo y que no obtenga tu respuesta porque simplemente estás más atento a tu teléfono movil que a todo lo que pasa a tu alrededor.
Desvirtualizarse es tan importante como estar virtualizado
Está claro que gracias a Internet tenemos ahora la oportunidad de acortar distancias, acercarnos a aquellas personas que están físicamente lejos de nosotros, trabajar desde nuestras casas. Pero tan importante es mantener el contacto on line como off line. Sólo desvirtualizándonos podemos disfrutar realmente de todo lo que nos ofrece este mundo. La posibilidad de sentir el calor de un amigo, el olor de nuestra pareja o incluso que nos den una colleja de cuando en cuando. Algo que a más de uno no le vendría nada mal para que de una vez, dejara de mirar la pantalla por un momento y contemplara todo lo que tiene a su alrededor.
Fuente:http://www.eliberico.com/ocio/ocio/tecnologia/7159-las-nuevas-tecnologias-una-manera-de-evitarnos.html

16 dic 2013

Internet no sabe cómo guardar un secreto

"En un mundo donde los datos son la moneda de curso legal, y donde no tenemos mejores centinelas que el código escrito por el hombre y dispositivos vulnerables, no existe tal cosa como un secreto." Esta frase pertenece a la novela de ciencia ficción de 1998 This Alien Shore, de Celia Friedman. Algo más de 140 caracteres que retratan con incisiva precisión nuestro mundo interconectado de hoy.
Intercambié varios mails con Celia para llegar a la traducción más fiel y menos forzada; luego le seguí dando vueltas y vueltas hasta llegar a la versión de arriba. Pero, por supuesto, sigue resultando más rica en su forma original: "In a world where data is the coin of the realm, and transmissions are guarded by no better sentinels than man-made codes and corruptible devices, there is no such thing as a secret."
Un amigo solía poner esta frase, debajo de su firma, en todos sus mails. Es un resumen perfecto de lo que sigue.
***
Aparte de los aspectos técnicos, que traté en la primera entrega de esta serie sobre la vigilancia de la NSA , y los que conciernen a nuestros derechos civiles, que analicé la semana última , queda por ver qué puede hacerse para mantener un mínimo aceptable de privacidad en los tiempos de Internet. A primera vista, el escenario no es para nada alentador.
Excepto que hayas vivido los últimos 18 años en una isla desierta (digamos, desde la JenniCam para acá), habrás visto cientos de encendidas advertencias y oscuros presagios respecto de la privacidad, una garantía -constitucional, en el caso de la Argentina- universalmente reconocida por todas las democracias occidentales.
Lamentablemente, no alcanza con instalar un software de seguridad para mantener a raya a los fisgones. Sería fantástico poder decirte que de ahora en más uses siempre una red privada virtual (o VPN), navegues exclusivamente mediante Tor o cifres hasta los contenidos del freezer y, con una tranquilizadora palmada en la espalda, asegurarte que de esta forma tus comunicaciones van a ser 100% privadas. Pero no, ninguna de estas maniobras, pese a que tienen sentido (bueno, salvo lo del freezer, ya sé), va a dar resultado sin hacer un cambio más profundo, un cambio de mentalidad.

NO SOS VOS, SON LOS NÚMEROS

El fenómeno que hace posible y subyace debajo de la vigilancia masiva de la Agencia de Seguridad Nacional (NSA) de Estados Unidos -y, para el caso, de las demás agencias de inteligencia de las naciones poderosas- es, en realidad, muy sencillo. Hasta hace unos 30 años la información estaba anclada a medios físicos bastante fáciles de proteger: papel, vinilo, acetato, cinta magnética. Los datos no existían fuera de estos materiales, salvo en la memoria de los eruditos. El Principio de Fahrenheit 451.
No había, pues, ninguna posibilidad de que un gobierno espiara tu caja de fotos. O tu biblioteca. Excepto que te allanaran la casa.
La correspondencia podía inspeccionarse, pero era muy complicado. Mecánicamente complicado.
Las líneas de teléfono eran cables que había que intervenir físicamente para averiguar de qué estaban hablando dos personas. Si ese espionaje intentaba hacerse en el extranjero, había que trasladarse a ese país, con los riesgos que esto suponía para el espía y para las relaciones diplomáticas entre ambas naciones.
En las calles no proliferaban las cámaras de seguridad, no se podía escrutar la Tierra con satélites de alta resolución ni se habían inventado los micrófonos láser capaces de grabar una conversación dentro de una habitación cerrada desde la vereda de enfrente.
Bueno, ese mundo ha desaparecido por completo. Hoy confiamos nuestra información a medios digitales, es decir, numéricos e independientes del sustrato. A los JPG de tu boda no les preocupa si están en una tarjeta de memoria, un disco duro, un CD, un DVD o en la nube de Internet. De hecho, tus fotos ya no poseen pigmentos; están compuestas exclusivamente de números.
La información ha perdido toda encarnadura. Esto es bueno en muchos sentidos. Por ejemplo, ya no tenemos que esperar 15 días para encontrarnos con nuestras tomas. Las vemos un segundo después de disparar. Es también más económico y, por eso, nos damos el lujo de sacar miles (literalmente, miles) de fotos.
Estas ventajas tienen sus inconvenientes, sin embargo. El más obvio es que la información se ha vuelto muy lábil. Mientras que el papel y el plástico eran bastante resistentes a los daños, los métodos usados por los dispositivos de almacenamiento digital para registrar datos todavía son muy delicados y sensibles. De ahí que hagamos backup de nuestros JPG y no, por ejemplo, de nuestras fotos en papel. Cuando yo era chico se hacía una copia de cada foto y nada más. Sabíamos que durarían para siempre.
(Paradójicamente, los datos grabados en dispositivos digitales tienen una resistencia notable a desaparecer por completo. Si el disco duro de tu PC falla, ya no podrá accederse, cierto. Pero una empresa de recuperación de datos y, obvio, las agencias de inteligencia poseen herramientas para extraer información de medios aparentemente desahuciados.)
Una de las principales ventajas de los datos digitales, el que ocupen muy poco espacio, constituye una de las mayores desventajas en términos de privacidad. Por ejemplo, un pendrive de 8 gigabytes equivale, en términos de información, a 2000 Biblias. Dos mil Biblias en papel pesan más o menos una tonelada. Un pendrive, 5 gramos.
Traducido: uno podría llevarse 160.000 documentos clasificados de 50.000 caracteres cada uno en el bolsillo. ¿Te suena?
Extraer esa misma documentación, 30 años atrás, hubiera sido, como mínimo, llamativo. "Usted perdone, pero tengo que sacar esta tonelada de carpetas de los archivos. Sí, sí, dicen CLASIFICADO., con permiso."
Y luego está el tema de las telecomunicaciones. No sólo la información es liviana como el ectoplasma y tan pequeña como las bacterias, sino que además puede copiarse en segundos de una punta a otra del mundo mediante redes digitales que no tienen -y sería complicadísimo imponerles- fronteras.
Estas copias son la contracara de la fragilidad del dato guardado en tu disco duro; lo que subís a Internet puede replicarse millones de veces y quedar dando vueltas por ahí para siempre. La pretensión de algunas celebridades -comprensible, justificada, legítima- de eliminar videos o fotos personales que se han filtrado a Internet es, técnicamente, una fantasía. Lo que se sube a Internet queda en Internet. Y si está online, podría haber sido descargado a cientos de miles de computadoras, tablets y smartphones, desde donde alguien podría volver a subirlo en el futuro. Etcétera.
Otro tanto ocurre, dicho sea de paso, con un tipo de información que dejamos por todas partes sin darnos cuenta: registros de navegación (los sitios que visitamos), archivos que bajamos y subimos, avisos a los que les damos clic, búsquedas en Google, nuestros contactos, las relaciones que establecemos en Facebook y Twitter, y sigue la lista.
Como si esto no fuera bastante, la información digital sufre un inexplicable desamparo legal en muchas jurisdicciones. Estuve un rato largo hablando por teléfono con Pablo Palazzi, abogado especialista en protección de datos personales, y el asunto es tan extenso que sería imposible abarcarlo aquí. Se supone, razoné, que si nuestras comunicaciones son más vulnerables ahora que antes, entonces el correo electrónico debería tener al menos tantas garantías como el postal. Pero no siempre es así.
En Estados Unidos, me explica Palazzi, luego de 180 días de enviados, los mails pueden ser leídos por la fuerza pública mediante una simple citación; es decir, sin que medie la orden de un juez. Y, al revés que en la Argentina, el correo electrónico, en ese país, no se encuentra protegido mientras viaja por las redes. Los metadatos (remitente, destinatario, fecha, hora) no son tenidos por la ley como datos privados en ese país.
Pese a que en la Argentina el mail está más amparado por la legislación, hay algo que no debemos olvidar: los mensajes de correo electrónico, salvo que hagas algo al respecto, no viajan encriptados, así que son fáciles de interceptar (por la naturaleza de Internet) y de inspeccionar (no hay sobre ni cifrado, es como una carta abierta). Dicho sea de paso, Google fue pionero en el cifrado del correo, pero esto no es una solución mágica tampoco; lo analizaré en la próxima columna.
En total, y para no marearte: no existe el equivalente de la caja fuerte en el mundo virtual. Tratar de replicar ese nivel de seguridad en Internet es imposible.
Ha habido un cambio tecnológico que alteró una serie de reglas de juego básicas de la civilización. Aunque no haya autos voladores ni hayamos colonizado Marte, el siglo XXI es, en términos informáticos, tan diferente del mundo en el que crecí como aquel mundo lo era de la Londres del siglo XVII.
Sin embargo, y como suele ocurrir, el problema no está en que las nuevas reglas de juego sean complejas. La dificultad está en aceptar esas reglas. Nos equivocamos más por nostalgia que por no entender de computadoras.
Nos gustaría que el mundo siguiera siendo tan sencillo como hace 30 años, de la misma forma en que mi abuelo Manuel añoraba las condiciones de realidad de principios del siglo XX. Todo tiempo pasado fue mejor, decía Séneca, ¿no?
Bueno, podemos quedarnos con eso, pero en mi opinión es mucho más saludable dar vuelta la página y tratar de ver cómo se mueven las piezas en este nuevo ajedrez. Acordate, las especies que sobreviven no son las más fuertes ni las más resistentes. Son las que mejor saben adaptarse.
En este sentido, la regla de oro en la Red es: no intentes ocultar cosas online, no se puede. Internet no sabe guardar secretos. O, para ser más precisos, el costo de asegurar las comunicaciones es tan alto que excede el presupuesto de la mayoría de nosotros.
En otras palabras, tu vida en línea debe ser idéntica -o, al menos, muy semejante- a tu vida en la vía pública. No veas a Facebook como una reunión de amigos o a Twitter como una charla de café. No lo son. Tu intimidad más sensible debe quedar entre los tuyos y en el mundo real. Así comienza tu privacidad en línea en el siglo XXI.
En la próxima y última entrega de esta serie sobre la vigilancia masiva de la NSA, un texto dedicado a las herramientas para cifrar y anonimizar, todo aderezado con un buen puñado de sentido común. Porque esa regla de oro es también una ley de hierro, y ni algoritmos ni dispositivos, como previó Friedman, son por completo inviolables.

4 ago 2013

Tonterías que hacemos con nuestro mail

Por: Néstor Parrondo

Deberíamos tratar a nuestro correo electrónico como si fuera nuestra caja fuerte. Sin embargo, lo exponemos a una serie de peligros innecesarios que pueden llegar a comprometer nuestra seguridad (informática y económica). Repasamos alguno errores que debemos evitar cometer a toda costa para que esta enorme fuente de información sobre nosotros permanezca protegida.

Comprobarlo cuando estamos en una red Wifi pública
Estar de viaje en una ciudad extranjera y encontrase con una zona de Wifi gratis es un subidón. Pero también entraña grandes riesgos: puede ser una conexión intervenida por alguien que quiera apropiarse de nuestros datos. Un hacker puede gastarse tres euros en un café y esperar como uno a uno los turistas van cayendo en su trampa y él apoderándose de información bancaria o lo que contenga nuestra cuenta de correo. Ojo con las redes abiertas.
Permanecer conectado
Si nunca salimos de nuestra cuenta de correo, corremos el riesgo de que alguien que vaya a utilizar nuestro ordenador descubra todos nuestros e-mails. Siempre es conveniente cerrar la sesión después de comprobarlo. Y en móvil, activar el código de bloqueo y siempre introducir un pin para desbloquearlo.
Repetir la contraseña en diferentes sitios
Si siempre utilizamos la misma contraseña para un montón de webs, estamos cometiendo la peor equivocación posible en Internet. Si nuestro password es el mismo en nuestro correo y en un foro de fútbol, es probable que algún hacker ataque este último sitio y con el botín que se lleve, acceda a nuestro mail, nuestra cuenta bancaria y a todos los sitios en los que usemos la misma clave.
Mantener correos antiguos
Es recomendable realizar limpias periódicas de correo para que información importante -como contraseñas, datos financieros, etc.- no se nos queden olvidadas en el pasado. Por ejemplo, es muy probable que algún mail de hace meses esté nuestro DNI o nuestra cuenta corriente, información sensible que estaría disponible para los amigos de lo ajeno que accedan a nuestra cuenta.
Picar en el Spam
El correo no deseado no solo lo forman ofertas absurdas de medicamentos o negocios increíbles que nos harán millonarios. En los últimos tiempos abundan los mails con ofertas de trabajo o créditos con condiciones especiales, contenido que puede resultar muy atractivo para aquellos que más están sufriendo la crisis. Pero no hay que picar: nunca pinches en un enlace de un mail que haya entrado en tu carpeta de spam.
Verificar información personal
Otra variante de spam. Tu banco te escribe para solicitarte tu número de cuenta. Apple quiere que vuelvas a introducir tu tarjeta de crédito para poder acceder a su tienda de aplicaciones. Hacienda quiere que le mandes tu NIF. ¡No! Ninguna empresa, banco u organismo te va a solicitar este tipo de información por mail, así que no te fíes.
No hables con extraños
Un timo que se está extendiendo como la espuma estos días de dificultades económicas. Un supuesto corredor de bolsa se pone en contacto contigo por mail y te asegura que por una módica inversión, te puedes hacer rico. Evidentemente, todo es una patraña: el dinero nunca viene a buscarnos, siempre tenemos que ir nosotros a por él.
Ofertas increíbles
Con la llegada del verano, podemos recibir un mail en el que se nos asegura que podemos viajar al Caribe por apenas 400 euros. Si pinchamos, descubriremos con tristeza que podremos hacerlo por el triple de lo que ponía la oferta. Ojo: este tipo de mails no los envían delincuentes. Son las promociones engañosas de agencias de viajes y compañías aéreas que intentan entrarnos por los ojos con precios atractivos, pero que luego en su web se encarecen.

7 ene 2012

Seguridad en línea para los niños


La temporada de vacaciones es un buen momento para que los padres se actualicen en el tema.

Los PC y la creciente penetración de dispositivos móviles con conexión a la Red han cambiado la forma en que los pequeños se divierten, se comunican y aprenden. Ellos gastan gran parte de su tiempo al frente de estos aparatos y su espacio social es Internet (Facebook, Messenger, Skype, etcétera).
Microsoft, multinacional del sector de la tecnología, compartió los siguientes consejos de seguridad para proteger a los menores de edad:
- Anímelos a compartir con adultos responsables sus experiencias en la Red. Disfrútela con ellos.
- Enséñeles a confiar en su instinto. Si algo en Internet los pone nerviosos, deben decirlo. Si visitan salas de chat o utilizan programas de mensajería instantánea, videojuegos en línea u otras actividades que requieran un nombre de inicio de sesión para identificarse, ayúdelos a elegirlo y asegúrese de que no revelen ninguna información personal.
- Insista en que nunca faciliten su dirección, número de teléfono u otra información personal, como el nombre del colegio o dónde les gusta jugar.
- Tenga en cuenta que la diferencia entre lo que está bien y lo que está mal es la misma en Internet que en la vida real.
- Asegúrese de que sepan que las reglas de comportamiento no cambian solo porque están frente a un computador.
- Insista en el respeto de la propiedad de los demás. Explíqueles que es ilegal hacer copias del trabajo de otras personas sin autorización o sin pagar.
- Los niños no deben acordar citas con personas que hayan conocido en la Red. Explíqueles que los amigos en línea pueden ser personas malintencionadas.


- Controle la actividad en línea de sus hijos con software avanzado. Este puede filtrar contenido perjudicial, supervisar los sitios que visitan y averiguar lo que hacen en ellos.

23 jun 2011

E-mails que nunca deberías enviar en el trabajo


Por: Néstor Parrondo
El correo electrónico se ha convertido en una herramienta de trabajo absolutamente necesaria e imprescindible. A lo largo de un día, cualquier empleado ha de responder cientos de ellos como si fuera un autómata. Y por esa exagerada carga de trabajo, es habitual cometer alguno de los errores que a continuación vamos a repasar.
1 Mayúsculas
Escribir en un mail con mayúsculas equivale a gritar en una conversación cara a cara. Suele ser tomado como un gesto de mala educación y rudeza en el trato. Por ejemplo, no es lo mismo recibir un correo con el asunto "necesito hablar contigo, llámame" que "¡NECESITO HABLAR CONTIGO, LLÁMAME!". Con este último, parece que nos están despidiendo o que nos van a denunciar por algo que hemos hecho.
2 Volverse loco con las fuentes
Mezclar Times New Roman con Helvética y con un poco de Arial en un mail es como hacer una pizza con espaguetis, morcilla, arándanos y un poco de helado por encima. Un batiburrillo ilegible y mareante. Mejor escribir todo el mail con el mismo tipo de letra, y ya está. Por cierto, la letra Comic Sans ha de evitarse a toda costa. Es la fuente más odiada.
3 Equivocarse con el destinatario
Vale la pena detenerse un segundo a comprobar si hemos escrito bien el nombre de la persona a la que nos estamos dirigiendo y su dirección de correo. No es plato de buen gusto escribir un correo repleto de insultos hacia nuestro jefe y enviarlo a... ¡Nuestro jefe!  Así nos evitamos problemas como el que sufrió Marcelo, futbolista del Real Madrid, con el seleccionador de Brasil.
4 Emoticonos
Aunque estas "caritas" son muy simpáticas y sirven para darle un aire desenfadado a nuestros correos, hay que evitarlos totalmente en los mails de trabajo. Dan sensación de  poca madurez y pobreza a la hora de comunicarnos, ya que los que se expresa con un emoticono se puede decir con palabras.
5 Saludos y despedidas
Por ejemplo, empezar el mail sin saludar, o poner algo así "¿Qué pasa?". Lo mismo a la hora de despedirnos. No podremos utilizar la expresión "besitosssss!!!!!" a menos que tengamos mucha confianza. Mejor despedirse con un sobrio "Un saludo.".
6 Marear la perdiz
Un mail de trabajo ha de ser, sobre todo, efectivo. Así que es mejor ser claro y conciso en nuestras peticiones que irnos por las ramas. "Necesito esto" "¿Podrías darme aquello?" "Tienes que buscar ese dato en el archivo adjunto" mejor que "Menudo atasco he pillado esta mañana. Estaba atrapado en la calle José Abascal cuando me he puesto a pensar, ¿dónde están los datos del informa del señor Pérez? Y he pensado que seguro que tú los tenías... Besitosss!!!"
7 Mandar correos sin asunto
El campo "asunto" de los correos electrónicos nos ayuda a distinguir en nuestra bandeja de entrada si el mail es importante o no. También nos permite titular el mensaje que vamos a mandar, para poder expresar rápidamente lo que queremos ("necesito el informe 3234"), para exigir una respuesta rápida (por ejemplo si ponemos en el asunto "Urgente") o transmitir la importancia del mensaje ("importante").
8 Ser demasiado exigentes
Si enviamos un mail y no obtenemos respuesta, lo mejor es dejar al menos 24 horas (siempre que sea posible, claro) para que el destinatario nos conteste. Si nos dedicamos a reenviar el mismo mail treinta veces, porque creemos que el destinatario nos está ignorando, lo único que conseguiremos es que nos vean como auténticos desquiciados. Así que paciencia. Y si el tema es muy importante y urgente, habrá que ponerlo en el campo "asunto".
9 Firmas estrambóticas
Cada vez se ven menos, pero hace unos años era habitual que los mails tuvieran como rúbrica a personajes de Disney, nombre escritos en purpurina (y en Comic sans, ¡horror absoluto!), o un archivo .gif de un gatito. Esas monadas, mejor para el mail personal y no para uno de trabajo.
10 Ortografía y gramática
La última noma es la más importante. Un texto bien redactado y sin fallos, denota inteligencia. Una falta de ortografía puede ser una losa difícil de levantar, y una gramática esquizofrénica puede hacer que no nos tomen en serio. Existen determinados programas, como Speckie, que se instalan en nuestros navegadores y que permiten corregir las faltas de ortografía, como si estuviéramos escribiendo en un procesador de textos. Nos pueden salvar de más de una situación comprometida.

Fuente: http://espanol.seguros.finance.yahoo.com/223/News--E-mails-que-nunca-deberias-enviar-en-el-trabajo.html

17 jun 2011

El Email y sus grandes malos hábitos


Piensa en un gran aspirador, un aspirador gigante que succiona casi todo lo que le rodea. Así actúa el Email sobre nosotros y nuestro trabajo. Nos quita tiempo, concentración, energía, atención, planificación… nos confunde, nos desvía, nos hace mirar en la dirección errónea. Si algo me enseñan los cursos y seminarios que imparto sobre Productividad y Tecnología es esto: el profesional de hoy le dedica más horas al Email que a su propio trabajo.


Como casi todo en nuestro trabajo el Email es algo que nadie nos enseñó. Aprendimos sobre la marcha y hemos adquirido montones de malos Hábitos. De hecho, me he puesto a ennumerarlos mentalmente y me ha salido una lista tan larga que he optado por recogerlos por escrito. A ver cuántos me salen.


#1Hábito: Es lo primero que hacemos al empezar a trabajar.
Consecuencia: Marca las prioridades, tu agenda de trabajo y se carga tu planificación diaria. Nunca hay tiempo para el trabajo de verdad y los proyectos a largo plazo. Ahogados con urgencias desde el minuto uno.


#2
Hábito: Dejamos habilitado el notificador de correo nuevo.
Consecuencia: Cada correo nuevo (da igual si es importante o no), nos interrumpe, distrae e invita a que lo abramos.


#3
Hábito: Lo dejamos abierto en segundo plano mientras trabajamos.
Consecuencia: Fomenta la multitarea, las distracciones, la falta de ritmo y las pérdidas de tiempo. Constantemente te invita a dejar lo que estés haciendo para saltar al Email.


#4
Hábito: Lo chequeamos de forma compulsiva (tanto desde el Escritorio como desde el móvil).
Consecuencia: Interrumpe lo que estás haciendo, distrae tu atención, rompe tu ritmo de trabajo y deteriora tu tiempo de ocio.


#5
Hábito: Ponemos en copia (Cc) a demasiadas personas.
Consecuencia: El mensaje pierde fuerza e interés, nadie se siente por aludido (lo ignoran) y multiplicamos el ruido interno/externo.


#6
Hábito: Acumulamos emails en el Inbox sin dedicir ni actuar.
Consecuencia: Constantemente los vemos ahí, despistándonos y recordándonos que son tareas sin resolver. Es otra forma de Procrastinación.


#7
Hábito: Abusamos de él y lo utilizamos para cualquier tipo de comunicación o tema a tratar.
Consecuencia: Provoca malentendidos, falta de matices, emails largos, imprecisión y exige aclaraciones posteriores que se traducen en más y más correos.


#8
Hábito: Escribimos mensajes demasiado largos.
Consecuencia: Pierdes tu tiempo y el de las personas que tienen que leerlo. Cada minuto que pasas escribiendo emails dejas de hacer algo importante.


#9
Hábito: Damos rodeos, somos ambiguos y no vamos al grano.
Consecuencia: Similar al anterior: Pérdida de tiempo para todos, falta de eficacia, comunicación torpe.


#10
Hábito: No ponemos cuidado al redactar el Asunto.
Consecuencia: El destinatario no interpreta bien nuestro correo y lo atiende tarde o mal.


#11
Hábito: Managers, coordinadores y jefes lo utilizamos para organizar el trabajo de nuestro equipo.
Consecuencia: Tenemos a todo el mundo pendiente a todas horas del Email para ver cuándo llega la próxima tarea. Instrucciones imprecisas, falta de cercanía con el equipo…


#12
Hábito: Contestamos el Email de trabajo en nuestro tiempo de descanso.
Consecuencia: Degradamos nuestro ocio, no desconectamos y transmitimos el mensaje de que siempre estamos disponibles y se nos puede molestar.


#13
Hábito: Permitimos que el (creciente) contador de correos nuevos nos agobie y marque nuestro ritmo de trabajo.
Consecuencia: Nos cargamos de ansiedad y de estrés por decenas de mensajes que en la mayoría pueden esperar una, tres o veinticuatro horas.


#14
Hábito: No editamos (cambiamos) un Asunto que con el intercambio de mensajes ha perdido significado o se ha quedado obsoleto.
Consecuencia: Comunicación confusa, mala priorización, ruido en la conversación.


#15
Hábito: En cuanto llega cualquier nuevo mensaje respondemos de forma compulsiva.
Consecuencia: Detenemos la tarea que estamos haciendo, perdemos intensidad, ritmo e ideas, y tardamos más en hacer nuestro trabajo.


#16
Hábito: Nos obligamos a leer todos los mensajes y contestarlos para no dejar ninguno pendiente.
Consecuencia: Damos prioridad innecesaria a muchos mensajes que podrían esperar y robamos tiempo a tareas más importantes.


#17
Hábito: Lo utilizamos para “chatear” (ese frenético intercambio de mensajes en las dos direcciones que acontece en un corto espacio de tiempo).
Consecuencia: Nos obligamos a dejar abierto el Email para estar pendiente de “lo que me contesta el otro”, detenemos el resto de cosas, perdemos más tiempo.

De momento me salen 17 pero hay más malos hábitos. Desde luego si ves que se me escapa alguno o si se te ocurre no dudes en añadirlo en los comentarios.

El “problema” del Email es que es una herramienta que todos necesitamos y utilizamos a diario. Pero si no la sabes utilizar, es como agarrar un cuchillo de cocina por el filo. Te cortas seguro. Sobre el Email he escrito en el blog. 
También he grabado la Teleclase: Técnicas Eficaces para dominar tu Email por si necesitas mejorar este rincón de tu trabajo diario.

Fuente: http://thinkwasabi.com/2011/06/el-email-y-sus-grandes-malos-habitos/?utm_source=feedburner&utm_medium=feed&utm_campaign=Feed%3A+thinkwasabi+%28ThinkWasabi%29

21 feb 2011

Un nuevo sistema para leer el Email con eficacia

Por: Berto Pena





Los mensajes de correo, como los japoneses, son todos iguales. ¿Verdad que esto no es cierto? ¿Entonces por qué cuando abrimos el Email actuamos como si lo fueran? Decimos: «Buff, de ayer a hoy me han entrado casi 50 correos». ¿Y qué? No todos esos correos son iguales. Tal vez, importantes de verdad, sólo haya 10 ó 12. O incluso menos. Entre ellos habrá numerosos mensajes de seguimiento, notificaciones, newsletters, peticiones menores, tareas complementarias, enlaces que te recomiendan, correos que tú mismo te has enviado, etc.
Revisar el correo en orden de llegada no vale. Ir de arriba a abajo no vale. Ir abriendo uno por uno no vale. Y hacerlo siempre que abres tu aplicación de Email no vale. Es lento e ineficiente, desvía tu atención y te desgasta innecesariamente.

Encontrar tu fórmula personal para revisar el Email de forma eficaz es fundamental. Para darprioridad y rapidez a los correos importantes, e ir atendiendo (sin más) el resto de correos después. Te voy a proponer la fórmula para revisarlo que mejor resultados me ha dado a mí. Y esta fórmula tiene que ver con la “temperatura” de las carpetas con las que has organizado tu Email.
Las consecuencias directas y beneficiosas de aplicar este sistema son:
  • Atiendes mejor y con prioridad los correos importantes.
  • Dispones de tiempo para hacer tu trabajo sin interrupciones.
  • Dejas los correos menores par los momentos de baja intensidad.
  • Lees todo tu correo de manera regular y no te pierdes nada.

La prioridad la marcan las “carpetas calientes”

Los filtros inteligentes te brindan la posibilidad de crear tus propias “carpetas calientes”. Dos o como mucho tres carpetas donde tu aplicación irá guardando automáticamente los correos más relevantes y prioritarios. Son correos que por su remitente (tu jefe, tu socio, un cliente especial…) o por su temática (proyecto, productos…) tienes que atender antes y mejor.
Cada vez que revisas el Email te interesa empezar a leer por esas carpetas calientes, ir directamente a esas carpetas de prioritarios. Especialmente hay momentos en el día donde esto todavía cobra más relevancia, como la revisión que haces por la mañana o cuando tienes cinco minutos en el taxi y decides “chequear el Email”.
Es posible que en el resto de carpetas te hayan llegado 20, 30 ó más mensajes. Ignóralos. Al menos por el momento. Ya habrá tiempo para leerlos después. Intenta leerlos todos cada vezque abras el Email y sólo conseguirás ahogarte en un pozo de mensajes, que bien podían esperar cinco horas para ser abiertos.

Un momento en el día para las “carpetas templadas”

Dentro de todo el volumen de mensajes diarios hay mensajes que tienes que atender, leer y sobre los que actuar, aunque no necesariamente de forma prioritaria. Peticiones y tareas menores, cambios y mejoras, solicitudes, encargos para días después, propuestas de reuniones, etc.
Si tu sistema de filtros no los ha clasificado por remitente o palabra clave en el asunto, muévelos manualmente a esas carpetas templadas (de relevancia media) para atenderlos en otro momento, en el mejor momento del día. (Un poco más abajo te propongo un plan para encontrar el mejor momento.)
O tenemos un sistema para revisar el Email de forma más eficiente, o cada vez tendremos menos tiempo-y-atención para hacer el trabajo de verdad.

Antes de irte revisa las “carpetas frías”

Son carpetas que guardan mensajes de relevancia cero o de muy baja prioridad en tu trabajo. Newsletters, notificaciones de redes sociales, mensajes de amigos, promos y publicidad (consentida), actualizaciones menores, mensajes desde tu blog, etc. Todo esto puede esperar al final del día, cuando ya estás muy cansado y puedes ponerte con las tareas manuales y mecánicas.
O incluso más; ya que puedes decidir revisar estas carpetas cada dos días. Que no te preocupe que se acumule el correo ahí. Recuérdate que no es importante y, lo mejor, podrás procesarlo (revisarlo y archivarlo) con muchísima más rapidez y menos desgaste que el resto. Donde está tu verdadero trabajo.

Si algún mensaje no se clasifica, muévelo tú

Los filtros son una pasada. La diferencia entre trabajar con o sin ellos es astronómica. Pero evidentemente no clasifican el 100% de tu correo. Habrá mensajes que vayan directamente a tu Inbox sin haberse identificado. Lee ágilmente su asunto y quítalo del medio cuanto antes: a) atiéndelo sólo si es un mensaje verdaderamente prioritario; b) muévelo manualmente a una carpeta templada o fría; o c) archívalo-bórralo.

Crea tu propia “agenda” del día para el Email

Las rutinas a la hora de atender el Email son fundamentales. O las tenemos, o caeremos una y otra vez en el chequeo constante, en la interrupción continua. Una forma de aplicar este sistema de carpetas podría ser la siguiente:
  1. Carpetas Calientes. A primera hora del día (pero no a primerísima hora) y en dos momentos de la mañana y dos la tarde.
  2. Carpetas Templadas. Una vez por la mañana y otra por la tarde. O mejor, una sola vez al día.
  3. Carpetas Frías. Una vez al día o cada dos días. Siempre al final de la jornada, aprovechando el cansancio.
Cada vez recibimos más emails. Y la tendencia es creciente e imparable. O creamos nuestro propio sistema para revisarlo de forma más eficiente y rápida, o cada vez tendremos menos tiempo-y-atención para hacer el trabajo de verdad. Te invito a experimentar con este sistema que, como apuntaba, es el que mejor resultados me ha dado.
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