Mi sistema para tomar notas y apuntes

Por: Berto Pena

Hay un gesto que repetimos a diario y que forma una parte esencial del flujo de trabajo del que tanto dependemos: tomar apuntes. No reparamos en ello pero saber escribir cosas, conseguir anotaciones organizadas, y ponernos en marcha con ellas, es mucho más importante de lo que parece. Quiero contarte la forma en la que lo hago yo.

Cuando uno toma apuntes, o escribe ideas, o recoge una anotación, está “capturando” algo que escucha, se le ocurre o le indican en ese momento. Pero el problema es que muchos apuntes se quedan ahí y luego no hacemos nada con ellos o nos cuesta convertirlos en acciones. Generalmente por dos motivos: 1) lo importante y accionable se pierde; 2) no revisamos las notas.

Yo siempre he procurado conseguir esto: anotar cosas de un modo que me permita organizar mis notas sobre la marcha para recoger lo relevante y resaltar lo más destacado, y procesar mis anotaciones cuanto antes para convertirlas en acciones.

1Anotar y Organizar

A mí no me enseñaron a tomar apuntes y durante casi toda mi vida los tomé en párrafos, subrayando y poco más. Mal sistema. Las cosas que van saliendo, por ejemplo en una reunión, no son lineales y no les puedo dar el mismo tratamiento a todas. Y lo más importante: leer, interpretar, organizar y decidir posteriormente se vuelve complicado cuando tienes un folio y medio de palabras. ¡No es una novela!

Con el tiempo he ido simplificando mucho mi sistema, que vale tanto para papel como para aplicaciones. Y es condenadamente sencillo. Está basado en caracteres especiales y colores. Y consiste en asignar a cada tipo de anotación que voy haciendo un símbolo que me dice de qué se trata:

[ ] Acciones o Tareas.

! Datos importantes.

* Ideas y Propuestas.

@ Asignar a… (algo para enviar a otra persona).

# Referencias o cosas a revisar.

En papel utilizo siempre un bolígrafo de tres colores Pilot del que suelo decir es una mis mejores armas productivas. Y complementariamente a los símbolos, divido mi hoja en dos mitades. De modo que todo aquello que requiera acciones posteriores va a la parte superior.

Emplear tanto los símbolos y colores, como anotar las cosas en según qué lugares, me permite ir organizando mis notas según las escribo. Y eso me ahorra mucho tiempo y me permite ponerme en marcha antes. Especialmente con lo más importante: las tareas y acciones, que las veo antes y más claramente.

2Decidir y Hacer

Salvo que algo me lo impida, SIEMPRE proceso mis notas inmediatamente después de tomarlas. Por dos motivos: a) todavía están frescas y en contexto, y eso me permite interpretar y decidir más facilmente; y b) si no decido qué hacer con ellas en ese momento, luego posiblemente lo olvidaré o se perderán.

Mi forma de decidir y hacer esas anotaciones es simple: a base de preguntas.

• ¿Las convierto en una acción próxima? Es decir, ¿en una tarea?
• ¿Las convierto en varias tareas próximas? Es decir, ¿en un miniproyecto?
• ¿Las convierto en Historial? Es decir, ¿las archivo para futuras consultas o referencias?
• ¿Las desecho? Es decir, ¿las elimino porque luego concluyo que no me aportan nada?

Es un sistema que no tiene mucho misterio pero me funciona muy bien. Dos sencillos detalles: anotar y organizar a la vez, y tener el hábito de revisar y decidir inmediatamente después.

Por cierto, desde hace tiempo estoy tentado de hacerme con un bolígrafo LiveScribe, porque a primera vista parece que podría ayudarme más. Pero por un lado estoy acostumbrado a este sistema ágil, y siempre me refrena la duda de si no será complicar el proceso en lugar de simplificarlo. Tal vez tengas experiencia con él.

Fuente: http://thinkwasabi.com/2013/01/mi-sistema-para-tomar-notas-y-apuntes/?utm_source=feedburner&utm_medium=feed&utm_campaign=Feed%3A+thinkwasabi+%28ThinkWasabi%29