La labor profesional de bibliotecarios y documentalistas en el siglo XXI

Por: Susan Aramayo
Regional Information Resource OfficerEmbajada de los Estados Unidos de América, Roma

Adaptación del texto para el blog

Resumen
En su calidad de consultora y coordinadora de los centros de recursos de información del Department of State de los Estados Unidos de América para el del sur de Europa, Susan Aramayo repasa las responsabilidades de la labor profesional del bibliotecario-documentalista y la evolución que ha experimentado en los últimos años. La autora también analiza cómo las asociaciones profesionales definen las competencias propias de su profesión y de qué manera los curículums académicos de las escuelas se han adaptado al nuevo perfil de profesional que requiere la sociedad actual.

1 Introducción
Para empezar, y a modo de introducción que sirva de contexto para entender los ejemplos que voy a utilizar a lo largo de mi exposición, me gustaría explicaros un poco en qué consiste mi trabajo.

Actualmente trabajo como especialista en centros de documentación y recursos informativos del Departamento de Estado de los Estados Unidos —el equivalente al Ministerio de Asuntos Exteriores español— y tengo a mi cargo la zona de Europa del Sur. Soy bibliotecaria, pero el trabajo que desempeño no es el tradicional de un bibliotecario. Aunque estoy destinada en la embajada de los Estados Unidos en Roma, como consultora soy responsable de visitar los Centros de Documentación (que nosotros llamamos Information Resource Centers) de las embajadas y consulados estadounidenses del área mediterránea. Viajo, al menos dos veces al año, a cada uno de los doce centros de los que soy responsable, desde Ankara a Lisboa, pasando por Tirana (Albania) y Skopie (Macedonia). En cada uno de esos centros hay un director y otros empleados que sacan adelante el trabajo diario del centro de documentación. Muchos de estos centros fueron, en su día, verdaderas bibliotecas tradicionales, habitualmente ubicadas en centros culturales fuera de la embajada, con colecciones muy grandes.

En cambio, los centros de documentación del presente pueden considerarse bibliotecas especializadas, en su mayoría ubicadas dentro de las embajadas, con pocos libros y mucha información electrónica o, mejor dicho, con acceso a muchas fuentes de información electrónica.

Así que, ¿cuál es mi trabajo como consultora? En gran medida me dedico a resolver problemas, a crear consenso. Habitualmente trabajo junto con el personal de cada centro de documentación para conseguir un mejor aprovechamiento de la tecnología disponible y para desarrollar nuevas ideas a partir de dicha tecnología. Además identifico cuáles son las necesidades de formación de los documentalistas y hago recomendaciones sobre cursos específicos, siempre que ello es posible. El objetivo principal de nuestros centros de documentación es proporcionar información sobre los Estados Unidos a los ciudadanos del país donde estamos ubicados, especialmente sobre la política exterior estadounidense. Como podréis ir viendo a lo largo de mi presentación, he escogido ejemplos relacionados con esta experiencia.

Por último, debo deciros que estos últimos diez años de trabajo han sido un verdadero desafío, a la vez emocionante y difícil, ya que hemos conseguido transformar nuestras bibliotecas tradicionales de acceso público en verdaderos centros de documentación especializados.

2 Labor profesional de bibliotecarios y documentalistas
Todo el mundo parece estar de acuerdo en que los avances tecnológicos han tenido un gran impacto sobre las bibliotecas y, más aún, sobre los propios bibliotecarios. El efecto ha sido tan profundo que muchos de los profesionales del sector se están planteando no sólo cuál es la labor que deben desarrollar, sino también cuál sería la forma más correcta de denominar nuestra profesión: bibliotecario, documentalista, profesional de la información, gestor del conocimiento (knowledge manager), broker de la información (information broker). El cambio es tan profundo que incluso una institución clásica en Estados Unidos como la Special Libraries Association (SLA: http://www.sla.org/) está considerando cambiar su propio nombre.

Puede decirse que casi todas las funciones tradicionales del bibliotecario han sufrido transformaciones y, además, han surgido tareas nuevas. Los bibliotecarios de hoy en día son consultores, imparten cursos de formación y diseñan sistemas informáticos; además, con la aparición de Internet nos hemos convertido en expertos en búsquedas en la red, en webmasters y hasta en diseñadores de páginas web y de intranets.

A lo largo de esta presentación voy a describir las aptitudes y conocimentos que debemos aportar a nuestra profesión para hacer frente al reto que supone el cambio tecnológico, teniendo en cuenta que no basta con definir las nuevas funciones del bibliotecario como meros conocimientos técnicos o administrativos. Estas nuevas funciones deben de ser entendidas como un conjunto de actitudes, aptitudes y puntos de vista que pueden ser rápida y efectivamente aplicados a cualquier nueva oportunidad o necesidad desconocida que pueda surgir.
Aunque voy a fijarme específicamente en el caso de los Estados Unidos, creo que el análisis se puede extrapolar sin problema al caso español.

La Special Libraries Association es una asociación profesional internacional que representa a más de 15.000 expertos en recursos informativos que trabajan en todo tipo de empresas privadas, oficinas del gobierno, instituciones técnicas y académicas, museos, centros médicos y firmas de consultoría sobre tratamiento y gestión de documentación.

En la descripción de la labor de los profesionales de bibliotecas especializadas, la Special Libraries Association afirma que los bibliotecarios y documentalistas de hoy en día hacen más que simplemente localizar y recopilar datos. Por medio de Internet y otros avances tecnológicos, los profesionales de la información evalúan, analizan, organizan, reelaboran y presentan la información de manera que tenga la máxima utilidad para su destinatario. Las bibliotecas y centros de documentación ya no se dedican únicamente a proporcionar datos, si no que también crean su propia información —por ejemplo, elaboran informes para el personal de la propia empresa y crean bases de datos que faciliten el acceso a la información.

Los bibliotecarios y documentalistas se enfrentan, al menos, a tres cambios significativos en el modelo de trabajo que realizan:

• La transición del papel a los medios en soporte electrónico como forma predominante de almacenamiento y recuperación de la información.
  
• La creciente demanda de que los profesionales justifiquen su labor, desde el punto de vista del gasto que supone a la empresa mantener tanto el servicio de documentación como a los propios documentalistas.
  
• Los nuevos tipos de organización del mercado laboral, con fórmulas novedosas como los puestos de trabajo compartidos (job sharing), el teletrabajo (telecommuting), la externalización o outsourcing (contratar parte del trabajo de la biblioteca con compañías ajenas), las reducciones de personal y la proliferación del trabajo en equipo.

En 1996 la ya mencionada Special Libraries Association definió las calificaciones y tareas típicas de un profesional de las bibliotecas y centros de documentación en el siglo XXI. Este documento se titula Competencies for Special Librarians of the 21st Century2 y es de utilidad tanto para profesores y futuros estudiantes como para bibliotecarios y documentalistas y directivos de bibliotecas.

3 Áreas de competencia profesional
A lo largo de esta charla he agrupado once áreas de competencia profesional en cuatro grandes apartados:

• Conocimientos y formación.
  
• Productos y servicios.
  
• Atención al usuario.
  
• Gestión.

3.1 Conocimientos y formación
Los bibliotecarios han sido tradicionalmente responsables de evaluar los materiales que han de añadirse a la colección. Tras la reciente eclosión de la información y de los soportes informativos, los documentalistas tienen que recopilar información procedente de diversas fuentes y distintos formatos, analizarla y evaluarla para, después, resumir y enumerar los contenidos, prepararlos para su uso final (es decir encuadernarlos, encarpetarlos, etc.) y presentarlos al usuario.

La evaluación de los recursos se complica progresivamente al convivir el formato impreso, el CD-ROM, la versión ofrecida a través de Internet y aquella que ofrecen las bases de datos comerciales. Por ejemplo, antes de adquirir una determinada obra de referencia, el bibliotecario debe comparar cómo y qué parte de la información se ofrece en los diversos formatos antes de decidir cuál de ellos va a pedir. Si la decisión final es adquirir una determinada obra en más de un formato, este gasto ha de ser debidamente justificado ante la dirección. Por ejemplo, el Wall Street Journal está disponible en los cuatro formatos mencionados.

Además, hay tanta información disponible que el documentalista o bibliotecario ha de diseñar sistemas para controlar el exceso informativo y seleccionar aquello que es relevante, que procede de fuentes autorizadas y que, además, es de utilidad directa para el usuario.

Muchos bibliotecarios están en posesión de otros títulos universitarios además de los correspondientes estudios de biblioteconomía, y también es frecuente que realicen cursos sobre temas de interés para la biblioteca, universidad o empresa para la que trabajan. Además suelen leer las publicaciones especializadas más relevantes para adquirir un conocimiento más a fondo de los temas de interés para su trabajo. Gracias a todo ello pueden crear servicios específicos de alerta con información puntual de actualidad para los usuarios. Para poder identificar las principales tendencias de un determinado sector, cuáles son los personajes más destacados y las publicaciones de mayor prestigio, conviene primero que el bibliotecario esté familiarizado con el sector y el tema que va a trabajar.

Por ejemplo, si estamos trabajando en la biblioteca de la facultad de económicas, o en el centro de documentación de una empresa de negocios, deberíamos leer con regularidad The Economist, Fortune, The Harvard Business Review y, además, asistir a las conferencias y reuniones del sector, como el Wharton Global Business Forum.

3.2 Productos y servicios
Los bibliotecarios y documentalistas deben estar familiarizados con los temas propios del sector de la organización para la que trabajan. Los que, como nosotros, trabajamos en Centros de Documentación (lo que llamamos Information Resource Centers o IRCs) de embajadas de los Estados Unidos, sabemos que nuestro campo es la diplomacia pública. Nosotros debemos de explicar la cultura, los valores de la sociedad y las políticas públicas de los Estados Unidos a la audiencia de los países en que está ubicada cada embajada. El Centro de Documentación, o IRC, es una herramienta que Estados Unidos utiliza en su labor diplomática junto con otros programas y servicios como publicaciones, programas de intercambio entre países (tipo becas Fulbright), organización de conferencias con ponentes estadounidenses, etc.

Si un bibliotecario trabaja en la Ford, su sector es el de la producción automovilística y su trabajo es apoyar dicha actividad con información pertinente para que los directivos y otros empleados de la empresa puedan tomar decisiones bien documentadas en el ámbito del negocio automovilístico.

Si un bibliotecario trabaja en una biblioteca universitaria ha de ser partícipe, junto con los profesores, de la educación de los alumnos en unas determinadas disciplinas.

Si un bibliotecario trabaja en una biblioteca pública, ha de utilizar su colección para informar tanto a los ciudadanos como al gobierno municipal y del distrito donde está ubicada.

Siempre hemos de tener presente que nosotros no somos bibliotecarios, sin más, ya que siempre formamos parte de una entidad superior.

El documentalista debe de estar familiarizado con las necesidades de información del usuario y crear productos que respondan a las mismas. Existen diversas técnicas y herramientas que nos ayudan a identificar la información que necesita el usuario y la forma en que ésta le será más útil, por ejemplo, mediante cuestionarios, entrevistas y la creación de grupos temáticos de análisis (focus groups).

Una vez identificadas las necesidades de información, el personal del centro de documentación desarrolla productos y servicios informativos de valor añadido que respondan a dichas necesidades.

El personal de nuestros Centros de Documentación está acostumbrado a mostrar a los usuarios el uso detallado de algunas páginas de Internet explicando su contenido paso a paso, y también a elaborar listas comentadas de servidores de Internet que proporcionen información relevante y autorizada. Para ayudarnos en nuestra labor, los documentalistas del Departamento de Estado en Washington han creado un producto denominado InfoUSA, disponible a través de Internet y en CD-ROM, que ofrece información sobre los Estados Unidos con una estructura organizada que facilita el acceso a dicha información.

En Internet están de moda los portales, que buscan agrupar a clientes y empresas con los mismos intereses e inquietudes y que les brindan la oportunidad de obtener beneficios mutuos. Los portales no son un concepto nuevo para los bibliotecarios; las bibliotecas han sido tradicionalmente el sitio donde se ha centralizado el acceso a los recursos informativos y han funcionado como verdaderos centros de difusión de la información. Además, desde la aparición del World Wide Web, los bibliotecarios han creado servidores en Internet que ofrecen acceso a colecciones de muy distintas disciplinas, incluida la biblioteconomía.

Los bibliotecarios han diseñado portales o bibliotecas virtuales en Internet tanto para los usuarios de la biblioteca como para cualquier individuo con acceso a la red. En dichas bibliotecas virtuales se ofrecen enlaces a colecciones en línea, servidores de referencia, eventos de actualidad y exposiciones en línea. Entre los ejemplos de portales: Internet Public Library, Internet Library for Librarians y Library Spot.

3.3 Servicios al usuario
Los documentalistas no solo se han convertido en expertos en el uso de Internet, también han comenzado a dar clases de Internet a otros miembros del personal y a grupos especiales. Nuestros Centros de Documentación, por ejemplo, suelen organizar sesiones prácticas sobre el uso de Internet como fuente de información sobre los Estados Unidos para grupos reducidos de periodistas, de investigadores procedentes de laboratorios de ideas y de miembros de grupos parlamentarios.

Muchos usuarios de una determinada biblioteca y muchos de los empleados de la propia institución a la que pertenece la biblioteca tratan de encontrar la información en Internet por su cuenta, sin obtener resultado. Cuando, finalmente, se deciden a consultar al documentalista, su petición suele empezar con frases como “pero yo ya he estado mirando en Internet durante tres horas y no he encontrado nada...”

Como expertos de la información, debemos mantenernos al tanto de los nuevos desarrollos y tendencias que surjan a nuestro alrededor, y hacer comprender a los directivos de nuestra organización que si la tecnología cambia, nosotros debemos adaptarnos y cambiar simultáneamente.

Uno de los mejores ejemplos de esto en los Estados Unidos es el Proyecto de Biblioteca Digital (Digital Library Project) de la Biblioteca del Congreso. Gracias a la financiación pública y privada, la Biblioteca del Congreso está utilizando tecnología avanzada para ofrecer sus tesoros al público en general.

3.4 Gestión
Puesto que el coste de nuestra labor profesional es cada vez más elevado, en muchas ocasiones nos vemos obligados a justificar el valor de nuestro trabajo dentro de la organización a la que pertenecemos. Hay distintas formas de hacerlo:

• Informando a los directivos del constante esfuerzo que ponemos en mejorar la calidad del servicio, y así demostrar que la biblioteca y sus servicios prestan valor añadido a la institución.
  
• Desarrollando un plan de actuación para la biblioteca donde pongamos de manifiesto de qué modo las inversiones dedicadas a la biblioteca han reportado beneficios para la institución.

Los centros de investigación suelen preparar hoy en día planes de actuación de unas nueve o diez páginas de longitud. Las reuniones, conversaciones y acuerdos que conlleva la elaboración de dicho plan, han resultado ser beneficiosas para establecer nuevos canales de comunicación y para mejorar las relaciones entre los empleados del centro y sus clientes más importantes.

Para aquellos que sean bibliotecarios de instituciones académicas puede ser de interés consultar el informe de la Association of College and Research Libraries (ACRL) titulado Do we need academic libraries (http://www.ala.org/acrl/academiclib.html) y que está disponible en su página de Internet.

Los bibliotecarios deben evaluar con regularidad cómo se usa la información que proporcionan. Deben de recopilar datos y adoptar criterios para medir la frecuencia de uso de los servicios prestados, la satisfacción del cliente, y el impacto que tiene la información que proporcionan en la toma de decisiones de la organización. Todo ello va encaminado a demostrar la relevancia del Centro de Documentación para la eficiencia de la propia organización a la que pertenece.

El bibliotecario debe saber que integrarse de lleno en la organización a la que pertenece la biblioteca reporta beneficios para el centro de documentación, por ello ha de salir de la biblioteca y prestar su ayuda en otras áreas. Por ejemplo, como miembro integrante del equipo de desarrollo de la Intranet corporativa, puede demostrar su experiencia en el área de las tecnologías de la información, además de conocer directamente las necesidades de información de sus colegas de otros departamentos.

Como consultores sobre asuntos relacionados con la gestión de la información, los documentalistas deben de informar a sus colegas sobre aquellas áreas en las que tienen más experiencia, como por ejemplo las regulaciones sobre los derechos de autor. El bibliotecario de la Ford Motor Company se define a sí mismo como el agente de adquisiciones de todas las fuentes y productos informativos, ya que su experiencia en contratar servicios ha resultado esencial en la adquisición de los servicios informativos de toda la compañía. Para tener éxito en su labor, los bibliotecarios han de ser gestores eficaces. Por ejemplo, en Estados Unidos han surgido consorcios de bibliotecas con el objetivo de ejercer mayor presión sobre los proveedores a la hora de negociar tarifas de acceso a bases de datos comerciales, así como para compartir fuentes y recursos. Gracias a ello pueden demostrar su capacidad de ahorro ante los directivos de la organización a la que pertenecen.

La Colorado Alliance of Research Libraries (http://www.coalliance.org/) es un consorcio de once bibliotecas fundado en 1974, que incluye bibliotecas públicas, universitarias y de investigación.
En su plan estratégico se puede leer lo siguiente:

“La Colorado Alliance of Research Libraries tiene el objetivo de:

• Compartir las fuentes de información.
  
• Identificar y solucionar los problemas que puedan surgir en relación con la elaboración, recopilación, acceso y diseminación de la información
  [...] para reducir los costes de operación de los miembros del consorcio y proporcionar servicios adicionales a sus clientes al compartir fuentes, experiencias, y al obtener contratos de adquisiciones más ventajosos.”
  

4 Estudios profesionales
Aquellos que ya trabajamos en el área de la biblioteconomía y la documentación hemos tenido que adaptarnos a las novedades y volver a aprender nuestra profesión, sobre todo en la última década. Ahora vamos a fijarnos en aquellos que están estudiando hoy en día en Estados Unidos para ser profesionales de la gestión de información.

¿Qué estudios o carreras van a darles la formación necesaria para trabajar en un campo tan dinámico como el nuestro?

Los decanos y personal docente de las escuelas y facultades de biblioteconomía y documentación en Estados Unidos se han visto obligados a rediseñar sus programas de estudios. Después del período más difícil, entre los años 80 y principios de los 90, en que 15 escuelas de biblioteconomía cerraron sus puertas, casi todas las facultades de los Estados Unidos y Canadá se han replanteado cuál es la población a la que prestan sus servicios y cuál es el mejor modo de hacerlo. Además, han cambiado también sus nombres y ya no hay facultades o escuelas de library science, que sería el equivalente a biblioteconomía; ahora todas las denominaciones incluyen el término información (information) de una forma u otra.

Las escuelas y facultades aún tienen como objetivo el preparar a sus alumnos para ejercer la profesión en bibliotecas tradicionales, además de otros trabajos de gestión de la información que exceden el ámbito puramente bibliotecario, como:

• la edición electrónica,
  
• la intermediación informativa (information brokers)
  
• la gestión de la documentación de empresa
  
• la gestión de servidores de Internet, web masters y
  
• la gestión de Intranets

Durante los últimos años, casi todas las escuelas y facultades de los Estados Unidos han introducido cambios en sus planes de estudios, tanto para revisarlos como para modificarlos en profundidad; así, cada año las escuelas y facultades revisan, añaden o eliminan asignaturas del programa para adaptarlo a las necesidades que van surgiendo. Recientemente, algunas facultades o escuelas han puesto mayor énfasis en el aspecto humano de la biblioteconomía, mientras que otras se centran en los aspectos tecnológicos de la profesión.

Algunas escuelas y facultades de los Estados Unidos han reestructurado completamente sus programas haciendo hincapié en la aplicación de la tecnología, el diseño y las comunicaciones.

Otras siguen con temarios más tradicionales, aunque se centran en educar a los bibliotecarios para que sean capaces de responder ante las nuevas formas de trabajo impuestas por los avances tecnológicos.
Los nuevos bibliotecarios pueden usar la tecnología para ampliar el alcance de los servicios de su biblioteca más allá de sus muros y para anticiparse a las necesidades del usuario.

En Estados Unidos cuarenta y cinco de los cincuenta y seis programas homologados de biblioteconomía y documentación imparten programas de educación a distancia; algunos cursos se ofrecen completos a través de Internet (Illinois, Syracuse) o por medio de la televisión interactiva (Hawai, Tennessee). En ciertas instituciones el personal docente se desplaza a otros lugares para impartir sus cursos (Kent State, Emporia). Muchas escuelas planean incrementar el uso de Internet para impartir sus cursos en un futuro próximo.

La educación a distancia facilita la posibilidad de obtener un título y supone un paso importante en la formación continuada del sector, ya que los cursos a distancia están abiertos también a profesionales en activo ya titulados.
Algunas de las escuelas que cerraron en los años ochenta y noventa han reiniciado su andadura con un enfoque distinto. La escuela de la Universidad de Denver, por ejemplo, imparte cursos sobre gestión de contenidos en Internet e inteligencia competitiva. La escuela de biblioteconomía de la Universidad de California, Berkeley, cerró en 1995 y se volvió a abrir como Escuela de Gestión de la Información y de Sistemas (School of Information Management and Systems). La Universidad de Indiana-Bloomington imparte un máster de corte más tradicional en biblioteconomía y otro más avanzado sobre gestión de la información (information science).

A modo de conclusión voy a terminar con una cita de Marilyn Miller, catedrática de la School of Library and Information Science de la University of North Carolina, Greensboro:

“Si cumplimos en la práctica con los principios básicos de la biblioteconomía, con honestidad y comprensión, conseguiremos una auto-educación para toda la vida y una capacidad de adaptarnos al cambio, porque el cambio es constante.”

Texto completo: http://www.ub.es/bid/06arama2.htm