9 trucos para optimizar el tiempo

Por: Omar Gamboa

En un libro buenísimo que me crucé hace como dos años dicen algo que me cambió la manera de pensar: los nuevos millonarios no son los que tienen mucha plata, sino tiempo para disfrutarla. El libro se llama “The 4-hour work week”, de Tim Ferriss. En español es “La semana laboral de 4 horas”, muy recomendado. La sociedad nos forma pensando en que el objetivo en la vida es tener plata, pero… ¿de qué sirve tener plata si se la pasa uno trabajando para ganarla? No puede uno ver a sus hijos, a su familia, no tiene tiempo de salir a pasear ni nada de eso. En el libro el señor don Ferriss aconseja muchas cosas para lograr trabajar menos tiempo pero obtener más resultados y, personalmente, creo que son muy útiles. Yo estoy lejos de lograrlo (la muestra es que me demoré como un mes para volver a escribir), pero siento que voy por buen camino.

Hace un año vivía estresado porque el tiempo no me alcanzaba para hacer todo lo que tenía pendiente, y tampoco para ver a mi familia, descansar un domingo o almorzar tranquilo. Hoy en día sigo con montañas de trabajo, pero ya no trabajo un domingo, ya salgo a tomarme un café con mis amigos tranquilamente. Si quiero, un fin de semana me voy de paseo y no vivo pensando en todo lo que dejé de hacer.

Y aunque aún me falta bastante para lograr ese equilibrio entre el día a día y el trabajo estratégico, permítanme dar unos tips que me han ayudado mucho y que, espero, a ustedes también.

1. Lista de pendientes. 

Muchas veces uno vive más estresado por lo que tiene pendiente que por lo que está haciendo en el momento. Da susto que a uno se le olvide hacer esa llamada importante pero que no puede hacer en ese momento. Me ha pasado (supongo que a ustedes también) que me desvelo pensando en los pendientes. La semana pasada no pude dormir hasta que no les escribí por whatsapp (a las 2 a.m.) a mis compañeras de trabajo que me ayudaran con una propuesta para un cliente. Ojalá no las haya despertado con el mensaje porque qué pena. Pero si no lo hacía no dormía. Pues bien… si uno escribe listas de pendientes ya no tiene que preocuparse por acordarse de lo que tiene que hacer; el cerebro ya no tiene la tarea pendiente porque está en una lista y así uno se puede concentrar en lo que está haciendo, no en lo que no. Yo uso una herramienta que se llama Habitica.com. Tiene unas características que hacen más divertido usarla (eso se llama gamification, luego les hablaré de eso en mi blog personal, omargamboa.com). Entren ahí y me cuentan cómo les va. Eso sí, no sirve para control de proyectos, porque es para trabajo individual, pero sirve un montón.

2. Técnica Pomodoro. 

Es un método para administrar el tiempo, que divide los lapsos en 25 minutos de trabajo por 5 de descanso. Ahora mismo la estoy usando, para escribir esta entrada. Ahora, esto sirve de verdad si somos juiciosos. La idea es que nos concentremos absolutamente en el trabajo durante esos 25 minutos y no nos dispersemos. Estamos haciendo una tarea larga, trabajamos 25 minutos, luego descansamos. Para ello pueden descargar cualquier App. Personalmente me gustaron más las que están en Android que las de iPhone, pero hay para todos los gustos. Estas app son relojes que disparan la alarma cuando han pasado los tiempos de trabajo y de descanso. Lo que yo hago en los tiempos de trabajo es cerrar todo lo que me pueda desconcentrar: Facebook, Twitter, Whatsapp, etc. a menos que sea parte de la tarea que ejecuto en ese momento. Tengan en cuenta que yo trabajo con redes sociales, con Influenciadores, así que no siempre los puedo cerrar. Pero si alguien me chatea no lo respondo, hasta pasado el tiempo de concentración. Lo peor que puede pasar es que esa persona tenga que esperar 25 minutos mi respuesta y, créanme, en ese tiempo no se acaba el mundo. Ya hice la prueba. Solo contesto llamadas en ese lapso por si es algo muy urgente. Y en los 5 minutos de descanso hago pausa activa: descanso los ojos, miro por la ventana, me levanto, camino, etc.

3. Despachar las tareas cortas o que se pueden delegar. 

A veces nos abruma tener una lista interminable de pendientes. Para evitar eso, lo primero que hago en las mañanas es mirar mi lista de pendientes y despacho las que me toman menos de 2 minutos o las que puedo delegar. No importa si la tarea puede hacerse mañana, o la otra semana. Si la puedo hacer ya y no me toma 2 minutos, la hago. Así la lista no se agranda mucho, que es otra cosa que estresa montones.

4. Delegar. 

El punto anterior nos trae a esto: si una tarea la puede hacer alguien más, usualmente uno de nuestros empleados, deleguemos. Sobretodo si son tareas repetitivas u operativas. Puede que al principio nos tome más tiempo entrenar a la persona, pero a la larga eso nos ahorrará un montón de tiempo.

5. Estandarizar procesos. 

Tanto como si podemos delegar una tarea como si no tenemos a quién delegársela, cuando tenemos tareas que se hacen muchas veces lo mejor es estandarizar ese paso a paso. Que no tengamos que hacer propuestas desde cero sino que ya tenemos una plantilla, que sea copiar y pegar. Organizar un paso a paso de aquella tarea, y ponerlos en una lista, nos evita pensar en eso, simplemente lo ejecutamos. Es más, mientras más veces hacemos una tarea paso a paso, más eficientes nos volvemos ejecutándola, incluso al punto de que nos damos cuenta que podemos organizar un excel con la lista de proveedores y sus correos/teléfonos. Aunque los tengamos en el celular, que estén todos en un solo lugar y no tengamos que buscarlos ahorra mucho tiempo. Esos 6 segundos multiplicados por cada cliente son una eternidad. De esto hablé en un video en mi canal de Youtube, en algo que llamo “diario de un emprendimiento”. https://www.youtube.com/watch?v=0nriF20whnI

6. Aprovechar las herramientas. 

En puntos anteriores les he mencionado herramientas específicas, pero cada quién puede buscarse las que se acomoden a sus necesidades. Por ejemplo, Tim Ferriss recomienda tener un asistente virtual, una empresa que pone a alguien a responder correos por uno. Yo no he llegado a ese nivel, pero me imagino que es muy bueno. Ya uno se despreocupa de los correos (en este momento tengo 201 sin leer en una cuenta y 41 en la otra). Un asistente virtual es más fácil de conseguir en inglés que en español, pero debe haber buenos servicios por ahí. Otra cosa que súper recomiendo es GetMiPulpa. Es un emprendimiento que nos envía una caja con los productos y las recetas para hacer smoothies (creo que por ahora solo están en Bogotá). A mí realmente no me queda tiempo de hacer jugos, pero esto me pareció la maravilla: en cosa de 5 o 10 minutos ya tengo listo el jugo del día (que además es riquísimo) porque ya vienen los trozos de fruta cortados, o vienen algunos ingredientes empacaditos en su bolsa ecológica… mejor dicho, un hit. Eso me cambió la vida porque además es saludable y yo venía con una dieta de paquetes y harinas la cosa más brava del mundo. Entren a Getmipulpa.com y si quieren les dicen que van de mi parte para que los consientan, jajajaja.

7. Aprovechar los tiempos muertos. 

Los que me siguen en Facebook saben que últimamente reniego mucho de las personas que me ponen citas para reuniones y no llegan. Eso lo vengo haciendo desde hace rato (“Me mamé de contratar colombiano” y “La falta de palabra”). Para serles sincero, ya no me preocupa tanto ni me pongo de mal genio, básicamente porque no saco nada estresándome. Aunque me parece una grosería que la gente incumpla sus compromisos, ya no me indigno porque, en últimas, lo que aburre es que nos hagan perder el tiempo. Pues ahora procuro aprovechar cada espacio que tengo: Cuando me piden una reunión procuro que sea cerca de mi lugar de trabajo para que los desplazamientos no sean muy largos (si me incumplen, no perdí tanto tiempo), ojalá en un café cercano. Siempre llevo el computador o al menos el celular, así que si no llegan o van tarde, aprovecho el tiempo para enviar esa propuesta pendiente, leer ese artículo que vi en la mañana, ver ese video con la conferencia y así. Lo peor que puede pasar si alguien no va a una cita es que me quedó un tiempo con que no contaba y adelanté cosas. ¿Saben qué otra cosa hago? Cuando estoy cocinando, lavando loza o haciendo un smoothie, dejo el portátil en la cocina y pongo un video de esos que tengo pendientes, como las conferencias del TED, que son buenísimas.

8. Trabajar en la nube. 

Esto es vital y todavía nos falta mucho. Cada vez que uno hace un documento y lo envía por correo está desperdiciando tiempo. Si el documento está en la nube y es editable ahí mismo (Google Docs, Dropbox, iCloud), si la otra persona hace modificaciones en el documento uno mismo las puede ver sin necesidad de tener una copia diferente. Desaparece eso de “Propuesta 2”, “Propuesta final revisada”, “Tesis versión final ahora sí pa Dios bendito 4”. Y no solo cuando uno trabaja con varias personas en un documento, sino porque si uno tiene en DRIVE ese PDF con la presentación de credenciales de la empresa la puede enviar desde el celular en el bus, o en la reunión social en la que se encontró con ese posible cliente. Se acabaron esos “mañana te la envío a primera hora”.

9. ¡Empezar! 

Es irónico pero muchas veces nos quedamos con las ideas en la cabeza o las buenas intenciones y ya. Hay que empezar, así sea pasito a pasito (si la leyeron cantando no es mi culpa). Empiecen, con el primer punto o con cualquiera. Cuando lo tengan interiorizado pasen al siguiente. Ahí de a pocos va uno volviéndose más eficiente.

Fuente: http://blogs.eltiempo.com/marmotazos/2017/03/09/9-trucos-para-optimizar-el-tiempo/