Desarrollo de colecciones: Selección y adquisición

Salmoiraghi, María Paula 

El concepto de selección y adquisición ha sufrido cambios sobre todo en los últimos años, en que se ha pasado del énfasis en las colecciones a la preponderancia de las necesidades de los usuarios. Generalmente está asociado a la adquisición, pero estos son dos procesos con características particulares y claramente identificables. La selección es un proceso de análisis intelectual activo que tiene como base las políticas y procesos internos de cada biblioteca. La adquisición, en cambio, es un proceso administrativo, que estará basado en disponibilidad económica, descuentos, respuestas rápidas a proveedores; es un proceso hacia el exterior.

 El estudio de la comunidad de usuarios y sus demandas ha de ser el factor que gobierna la selección. Hoy en día, algunos autores opinan que ya no debiera ser simplemente “selección y adquisición” sino incorporar el concepto de “Desarrollo de Colecciones”, dentro del cual estaría incluido, siendo propósito construir una mejor colección para cubrir las necesidades de la comunidad.La enorme producción de información, la multiplicación de documentos con características, contenidos, etc., muy variado, y administrativamente de suma repercusión en el Desarrollo de las Colecciones de cada biblioteca en particular, para que el bibliotecario deba estar altamente capacitado.

En el caso de las Bibliotecas Universitarias son los profesores quienes realizan la selección, pero el bibliotecario quien tiene la visión de la colección global, por ello es el que está en mejores condiciones de definir una política de selección coherente y equilibrada. Su relación con el usuario, sus necesidades informativas, la utilización frecuente o esporádica de los documentos le permitirán decidir cuántos documentos, qué tipo de documentos, qué tipo de contenidos tendrándichos documentos y cuáles serán los documentos concretos que formarán la colecciones.

Estos procesos no constituyen un compartimiento estanco dentro de la Institución bibliotecaria. Por el contrario está relacionado con los diferentes elementos estructurales y dinámicos que la componen y que la mayoría de las veces ejercen una influencia limitadora que impiden concretar las ansiadas metas dirigidas a la satisfacción de los usuarios.

El tamaño de la colección estará supeditado rigurosamente a la situación presupuestaria concreta de la Biblioteca que impide alcanzar los estándares recomendados para las Bibliotecas Universitarias. Una vez más es el bibliotecario quien habrá de evaluar estas consideraciones junto con el envejecimiento de la propia colección y el impacto de las nuevas tecnologías para determinar el tamaño de la colección.

La difícil situación económica en países como el nuestro han creado la necesidad del desarrollo de redes de adquisición cooperativas y préstamos interbibliotecarios, por lo que solo se adquiere para formar parte de sus colecciones aquellos materiales de uso muy frecuente. 

Para determinar que tipo de documentos se seleccionaran es muy importante contar con estudios de usuarios que èrmitan analizar cuantitativa y cualitativamente los hábitos de información de aquellos, destacándose principalmente los estadísticos para establecer con claridad la segmentación de usuarios.

Además para el caso de las Bibliotecas Universitarias los campos temáticos que abarcará la colección serán fácilmente establecidos mediante el estudio de los programas docentes impartidos.

 Por último habrá que elegir el documento concreto, elección que implica una valoración exhaustiva del mismo, que incluirá el tipo de publicación, la cobertura, presentación física de la obra y su contenido intelectual. Todo esto tendrá mucho más valor si se realiza disponiendo físicamente de la obra, por ello es aconsejable solicitar a los proveedores aquellas obras que han de ser examinadas para su posterior adquisición, utilizando como fuentes a consultar: los catálogos comerciales, los repertorios de libros y otros documentos en venta, bibliografías nacionales, bibliografías selectivas, catálogos individuales o colectivos de otras bibliotecas, etc.

En el proceso de selección primarán ciertos criterios que habrán de aplicarse tanto para aquellos recursos que se adquieren por compra como para aquellos que se obtienen por canje o donación. Dichos criterios serán propios según el tipo de recursos de que se trate. Para libros, incluyendo obras de referencia el criterio principal es su relevancia de acuerdo al propósito de la institución como así también su demanda por parte de los usuarios. Habrá criterios específicos según se trate de:

• ·           Para la selección de un título individual 
• ·           Para el caso de Publicaciones Periódicas 
• ·           Para el caso de Recursos Audiovisuales 
• ·           Para el caso de Recursos Electrónicos 
• ·           Para la selección de Bases de Datos en Disco Compacto y el Contenido de la misma 
  
• ·           Para el caso de las Revistas Electrónicas 
  
• ·           Para el suministro de documentos.

La adquisición de información “por si acaso” algún usuario la llega a necesitar es una compra anticipada de información potencialmente útil. Este tipo de situación no es el que se da usualmente en países como el nuestro en que los presupuestos son exiguos o no existen. Es preferible cambiar por aquel concepto que contempla la adquisición en el momento en que se necesita. Este cambio de conceptos ha permitido una mayor eficiencia en la gestión de Recursos Informativos.

La importante modificación de la velocidad de circulación de la información y de la cantidad que se genera hace indispensable un cambio en la gestión de las colecciones que deberá estar compuestas por una base de información de carácter permanente y de información actual.

Son los bibliotecarios quienes actuarán como interfaz entre los requerimientos de los usuarios y los recursos de información existentes en el mundo. Debe ser gestor para contratar servicios que permitan su uso eficiente por la comunidad a la cual sirve y capacitador para transferir el conocimiento necesario para que sean autónomos. 

 Conclusiones 

Satisfacer las necesidades informativas del usuario es el fin último del proceso que se inicia con la demanda de información, es el gestor de la información, el bibliotecario el artífice de aquella feliz conclusión, siempre y cuando haya previsto tales necesidades mediante previos procesos de selección y adquisición aún con magros presupuestos asignados.

La adquisición cooperativa ofrece beneficios financieros significativos permitiendo a una biblioteca la oportunidad de acceder a un mayor número de documentos. 

La evaluación de los materiales documentales seleccionados debe ser responsable y realizada por personal altamente capacitado y orientada a obtener calidad de información y calidad de los medios que la soportan (magnéticos y/o electrónicos), estudiando costos, impacto en el medio y los servicios, infraestructura requerida y proyección en el tiempo. 

Insistiendo en las necesidades de los usuarios y el interés mostrado por estos por aquellos documentos en formato electrónico es necesario adoptar decisiones fundamentadas sobre el Desarrollo de Colecciones en el futuro y la Biblioteca desempeña el rol más importante en la organización de Recursos electrónicos con las correspondientes habilidades y conocimientos de quienes la gestionan.

Bibliografía Consultada 

·           AINSWORTH, Shirley. Necesidades y posibilidades: la construcción de una biblioteca electrónica. -- En: Primer SEMINARIO internacional sobre desarrollo de colecciones. - México: UNAM-CUIB, 1998. -- (Memorias ; 12). -- p. 70-80. 

·           BUSTOS GONZÁLEZ, Atilio. Gestión de información actual en bibliotecas universitarias : la adquisición de información contra demanda. - En : XXX Reunión nacional de bibliotecarios : Servicios de información : cooperación y desarrollo. - Buenos Aires : ABGRA, 1996.

·           CADAVID ARANGO, Carlos. "Selección y adquisición o desarrollo de colecciones”. -- p. 15-26. - En: Revista Interamericana de Bibliotecología. -- Medellín, vol. 17, no. 1, enero-feb. 1994

 ·           CHAVES VILLA, Micaela. "Colecciones virtuales y recursos propios : criterios para su selección". - En : Primer SEMINARIO internacional sobre desarrollo de colecciones. - México : UNAM-CUIB, 1998. -- (Memorias ; 12). -- p. 150-160. 

·           COLL – VINENT, Roberto. Teoría y práctica de la documentación. – Barcelona : Mitre, 1985. 

·           GONZALEZ BRUCE, María Soledad. Al la selección y adquisición de material bibliográfico. Enfoque del sistema de bibliotecas de la Pontificia Universidad Católica de Chile. htttp: //abello.dic.uchile.cl/~maltarire/sel.htm (consultado 28/3/00). 

·           GONZALEZ BRUCE, María Soledad. Material bibliográfico para una biblioteca universitaria...sus recursos, su problemática actual. htttp: //abello.dic.uchile.cl/~maltarire/sel.htm (consultado 28/3/00). 

·           ORERA ORERA, Luisa. "La colección: formación, desarrollo y mantenimiento". - En: MANUAL de Biblioteconomía. --- Madrid: Síntesis, 1997. - p. 91-111. 

·           SIITONEN, Leena. Información electrónica en bibliotecas universitarias : esfuerzos cooperativos para su adquisición. - http://www.avila.es/biblio/iebu.htm (consultado el 20/3/00). 

·           VICIEDO VALDES, Miguel. Selección y adquisición : apuntes para una reflexión. - htttp: //abello.dic.uchile.cl/~maltarire/sel.htm (consultado 28/3/00). 

·           VILLAR, Luis M. "La biblioteca ante una encrucijada : la adquisición o creación de textos electrónicos para las humanidades". - En : Primer SEMINARIO internacional sobre desarrollo de colecciones. - México : UNAM-CUIB, 1998. -- (Memorias ; 12). -- p. 137-149.