Los beneficios de la digitalización de documentos o despapelización

Por: Norma Mayol 

En base a ciertos de estudios se sabe que un 70% de la información mundialmente disponible está impresa, un 20% son documentos electrónicos y el 10% restante son bases de datos, por lo que, en resumen, un 90% es información no estructurada y tan sólo un 10% es información estructurada. 

El problema real es entonces cómo efectuar el procesamiento para lograr la clasificación de dichos contenidos no estructurados de forma rápida, eficiente y económicamente conveniente, con el objetivo de permitir la recuperación de la información. Y muchas veces la administración de esta información es subestimada, ocasionando pérdidas invaluables de oportunidades, al mismo tiempo que las organizaciones continúan siendo afectadas con más documentos de los que pueden procesar eficientemente durante su operatoria diaria: faxes, catálogos, correos electrónicos, facturas, informes, manuales, órdenes de compra, pedidos, etc. Es así como el manejo de toda esta gran cantidad de información se convierte en uno de los mayores desafíos que se presentan en las organizaciones hoy en día. 

La digitalización de documentos es un paso fundamental para administrar todo ese tipo de información en papel que de otra manera sería imposible hacerlo. Es el proceso mediante el cual un documento es transformado en una imagen digital, y es almacenado junto a datos que lo referencian en una base de datos, pudiendo acceder al mismo desde múltiples ubicaciones sin necesidad de tener que acudir al documento físico. 

Trabajar en una organización sin papeles; disminuir en el costo de impresión, fotocopiado, distribución y publicación de documentos; disminuir horas de profesionales afectadas a la búsqueda de documentos; disminuir el costo de almacenamiento y traslado de documentos; acceder a la información de manera simultánea desde diferentes lugares; acceder de manera rápida, segura y protegida a la documentación; aprovechar la información para la toma de decisiones; aprovechar los espacios destinados a guardar archivos físicos (en muchos casos eliminando los archivos históricos físicos); sistematizar y automatizar los procesos; reducir los tiempos de respuesta a clientes internos, externos, auditorias y entes de fiscalización y control; bajar el costo de respaldo de los documentos ante eventual pérdida o destrucción de la valiosa documentación; mayor productividad del personal. 

Para archivar 100.000 hojas se necesita un espacio de 10 m2, en tanto que 100.000 imágenes ocupan un DVD; un documento original solo puede ser visto por una persona a la vez, mientras que una imagen digitalizada puede ser consultada de forma simultánea por varios usuarios autorizados; es la mejor manera de preservar y resguardar la información a través del paso del tiempo; se calcula que el 35% del tiempo de los empleados transcurre improductivamente buscando y manejando documentos (una caja o gaveta normal de archivo contiene aproximadamente entre 2.000 a 4.000 hojas); una búsqueda manual de 10.000 documentos por un determinado tema, autor y rango de fechas demoraría 67 horas hombre; el 7% de los documentos se pierde, mientras que el 15% están mal guardados; el papel utilizado por todas las impresoras, fotocopiadoras y maquinas de fax existentes en un año, sería equivalente a un listado de papel que daría 289 vueltas a la Tierra; el costo de una fotocopia es mayor al de una imagen digitalizada, sin embargo, la fotocopia no puede integrarse a ninguna aplicación, mientras que la imagen digitalizada puede hacerlo a cualquier sistema automatizado.

Util para estudios contables
La Digitalización de Documentos orientada a los Estudios contables permite la vinculación de la información en soporte digital y de los registros contables que las organizaciones realizan. Estos actualmente registran la información en aplicaciones que sólo permiten llevar el registro del asiento de manera digital, pero la documentación asociada es guardada en soportes físicos sin ningún tipo de vinculación. Mediante la Digitalización de Documentos, se pueden llevar los registros contables vinculados con los documentos de respaldo generando como efecto la digitalización de toda la documentación.


Facturación Electrónica
La factura electrónica es el documento comercial en formato digital que reemplaza al documento físico tradicional, en papel, conservando un idéntico valor legal. 
La facturación electrónica implica la emisión de un documento digital que envía la empresa vendedora a su cliente, por un lado, y a la administración de impuestos, por otro. Actualmente en nuestro país resulta de obligatoriedad para empresas de diversos rubros, de acuerdo a lo establecido por el régimen de Factura Electrónica (AFIP RG 2177/2006). Básicamente, se establece un enlace con AFIP para gestionar los Códigos de Autorización Electrónica (CAE) según la normativa vigente, y efectuar la registración de los mismos en una base de datos. Esto permite que los documentos tributarios digitales puedan ser consultados, y por consiguiente visualizados para su posterior impresión o envío por email. Lo más importante del proceso es que el papel ya no es necesario, sino sólo los datos, generando un importante ahorro de dinero en el emisor, economizando papel y el proceso de impresión y envío por correo; mientras que para el receptor le facilita el proceso de ingreso de datos, tipeo de facturas, eliminación de errores, y rapidez del proceso mediante la automatización.


Lapicera Electrónica
El lápiz electrónico permite agilizar la captura de datos en procesos que son críticos. Por ejemplo, al realizarse un censo, la utilización de este tipo de tecnología permitiría obtener respuestas de manera rápida y certera evitando así el proceso de carga de los datos en forma manual con la posibilidad de errores de tipeo que ello genera. Esta nueva tecnología combina la portabilidad y la aceptación de lápiz común y papel tradicionales, con la capacidad de una computadora para almacenar, compartir y actuar en consecuencia según la información obtenida. El mismo funciona de igual manera que un bolígrafo tradicional, pero a diferencia de éste último, el dispositivo convierte la información escrita a mano en datos digitales. Una vez que los datos se almacenan en la memoria del lápiz, la información puede transferirse fácilmente a una PC u otros dispositivos tales como smartphones, a través de Bluetooth o USB. 

La información es ingresada mediante el lápiz a un formulario especialmente diseñado, que se imprime en papel común. Una tecnología que consiste en una serie de puntos débiles que forman una red y actúan como coordenadas en el mapa para localizar la ubicación de cada trazo de lápiz en el papel. Los datos se almacenan en el lápiz, siendo posible su descarga a computadoras u otros equipos, para posteriormente dejarse en una base de datos totalmente digitalizados (ya no hay necesidad de transcribir los datos a la PC), enviarse por email, FTP, etc. Es la tecnología más moderna y la forma más rápida de capturar información sin estar obligado a cambiar la forma tradicional de trabajar. Es usualmente utilizada para formularios de créditos, de ventas, seguros, encuestas, censos, etc.

(*) Ingeniera en Sistemas, Aplika Group, Miembro de la Comisión de Informática 
del COPIT.


Fuente: http://www.elsigloweb.com/nota.php?id=75858