Imagina que, por la razón que sea, te ves
en la tesitura de sacar adelante tu trabajo habitual en menos tiempo del que
habitualmente dispones.
¿Cómo te las arreglarías?
Esa situación no es tan extraña. A veces
surgen imprevistos o se deja venir una temporada más intensa y te toca apretar
el acelerador.
¿He dicho “acelerador”? Tal vez no sean
necesarias las prisas para cumplir con tus quehaceres en menos
tiempo, sino trabajar de un modo diferente.
1. Elimina lo innecesario. Haz un
repaso de tus tareas y pregúntate cuál es su finalidad. Quizás puedas eliminar
alguna de la lista.
Los compromisos y tareas superfluas son
evidentes. Pero échales también un ojo a ésas que llevas realizando durante
años y que puedes estar manteniendo sólo por costumbre.
2. Di que no. ¿Nuevas
responsabilidades? ¿Justo ahora que vas ajustado de tiempo? Declina con
educación esas peticiones por el momento.
3. Automatiza. ¿Alguna de las tareas
que realizas puedes programarla para que se haga de modo automático? (Cobros,
pagos…) Es otra opción.
4. Delega. ¿Puedes delegar alguna
tarea en otra persona? Ésa que también te quitas.
[Ahora es cuando entras tú en acción. Hasta
aquí, te has quitado trabajo de encima sin que el resultado se resienta
demasiado.]
5. Simplifica. Las tareas que te
quedan en la lista no requieren todas el mismo esmero. Da lo mejor de ti en las
tareas más importantes.
Elimina pasos y detalles en las
secundarias. Aplícate a la dosis mínima efectiva en otras. Y acude a
la chapuza salvavidas en las tareas que lo admitan.
6. Organiza el entorno. El orden
ahorra tiempo (de distracciones y de búsqueda de objetos). Mantén los
materiales que necesites para cada actividad en el lugar al que pertenecen.
A la hora de realizar una tarea (de
escritorio, por ejemplo) ten a mano sólo los útiles que precises. Lo demás,
quítalo de en medio.
7. Elimina distracciones. Sal de
internet. Silencia el teléfono. Cierra la puerta. Etc. Adopta las medidas
oportunas para alejar las distracciones que puedas. Ya que termines las tareas
importantes, te ocupas de ellas.
8. Usa bloques de tiempo. En las
tareas largas, reserva un bloque de tiempo generoso para avanzar en las mismas
(a ser posible). Y, en todas tus tareas, establece un principio y un final.
Los bloques grandes divídelos en porciones
(de 30 ó 40 minutos, intercalando descansos) para aprovechar tu concentración.
Esto es más eficiente que hacer las tareas
sin fijar descansos y sin poner una hora límite para acabar.
9. Haz las tareas de una en una. Cuando haces
una sola tarea, te concentras mejor que si la alternas con otra. Terminas antes
y, además, disminuyes el riesgo de despistes y cabos sueltos que te obliguen a
retomarla más tarde.
10. Sé decidido. ¿Llega la hora de
empezar la tarea X? No le des vueltas. ¡A por ella! Con las deliberaciones
de última hora se pierde mucho tiempo.
¿Estás en mitad de una tarea y no sabes por
dónde seguir? Toma una decisión (buscar información, retomar la tarea más
tarde…) Y actúa en consecuencia a lo que decidas, sin más vacilaciones.
No digo que todas esas técnicas funcionen
de cine en tu caso. Pero alguna de ellas sí puede servirte en cuanto la
practiques. Incluso puede que la conviertas en un hábito productivo.
Así es como se aprende a optimizar tiempo y
energías en las responsabilidades de cada uno: probando a hacer las cosas
de un modo distinto.
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