Ideas para una operación de expurgo en las bibliotecas públicas

Las colecciones de las bibliotecas deben por diversos motivos mantener una renovación constante que implica, no sólo la entrada de nuevas obras, sino también la salida de otras presentes en ella. Para que esta operación se realice con las adecuadas garantías técnicas y profesionales es recomendable seguir un método ya probado que descargue al responsable de la biblioteca de la necesidad de desarrollar procedimientos y estrategias para la ocasión. A continuación se exponen algunas ideas extractadas y resumidas fundamentalmente de las obras de Gaudet y Lieber y de Slote, con el objetivo de facilitar el acercamiento del bibliotecario a la tarea del expurgo.

Definición:

Expurgo: operación técnica de evaluación crítica de la colección con vistas a la retirada de parte de la colección. El expurgo debe entenderse como una tarea más de la gestión de la colección que contribuye a mantener a ésta en las mejores condiciones posibles. No hay que confundir expurgo con retirada: todos los fondos son sometidos al expurgo y, como consecuencia de él, algunos de ellos serán retirados de la colección.

Plan de expurgo:

La operación de expurgo, si se quiere realizar de forma ordenada y racional, debe quedar diseñada antes de realizarse en un plan o programa de expurgo, un documento escrito en el que se definan todas las variables que interesan. Este plan contemplará cinco apartados:

1. Análisis de necesidades

a) Razones para expurgar:

• Superar la limitación del espacio de almacenamiento
• Mejorar la actualidad de la colección
• Mejorar la accesibilidad de los fondos
• Mejorar la imagen de la biblioteca: eliminando fondos deteriorados

Otras circunstancias, ajenas en principio, pueden ser buenas excusas para plantear un expurgo: traslado de la colección a otra sede, inicio de un proceso de automatización del catálogo, etc.

Habrá que especificar claramente los motivos que intervienen en el expurgo que se plantea la biblioteca; y de coexistir varios, se debería determinar la importancia relativa de cada uno. Esto ayudará a la hora de elegir los métodos y criterios de expurgo.

b) Objeto del expurgo:

El plan de expurgo debe delimitar con precisión qué sectores de la colección van a ser objeto de expurgo. En principio, en toda biblioteca pública habrá unos sectores excluidos por definición:

• El fondo local, que recoge con objetivos de conservación todas las informaciones registradas directamente relacionadas con la localidad a la que sirve la biblioteca.
• El fondo antiguo o, mejor dicho, el fondo patrimonial según la definición de la Ley 16/1985 del Patrimonio Histórico Español.

Dejando aparte el fondo local y el fondo patrimonial, el resto de la colección sí que puede ser objeto de expurgo. A la vista de las motivaciones del expurgo éste puede configurarse de diferente forma. Puede afectar a todos estos fondos o limitarse a alguno de ellos: publicaciones periódicas, colección de referencia, préstamo para adultos, préstamo para público infantil (de forma global o por materias). En cada uno de ellos, habrá que tener en cuenta sus características particulares.

c) Objetivos del expurgo:

Los objetivos del expurgo se definirán en función de las razones detectadas y de los sectores de la colección que se quieran afectar. Cuanto más precisamente se definan los objetivos más fácil será establecer la metodología y evaluar los resultados. Formulaciones como las siguientes podrían expresar los objetivos de un expurgo:

"Actualizar la colección de préstamo para adultos, retirando las obras poco usadas y en mal estado de conservación"

"Renovar la colección de referencia, para retirar las obras obsoletas"

2. Estudio de viabilidad

Una vez establecidos los objetivos, cada biblioteca debe evaluar su propia situación para identificar posibles limitaciones o condicionantes a aquellos. Esta evaluación se centrará en cinco aspectos:

• Las colecciones: la política de desarrollo de la colección vigente, completada con informaciones concretas sobre la situación de la colección en ese momento: tamaño de la colección, tanto e forma global como por sectores, composición, estado de conservación, crecimiento estimado, uso, etc.
• Instrumentos de evaluación y control: fundamentalmente el catálogo, determinando su forma y estado (completo o no); y sus posibilidades de ayuda al expurgo.
• Espacios de almacenamiento: balance preciso de las posibilidades de almacenamiento de la biblioteca (en libre acceso y depósito cerrado), el nivel de saturación actual y futuro de esos espacios. Personal: determinar el personal que se va a ver implicado en el expurgo.
• La determinación de los recursos y condicionantes existentes permitirá establecer prioridades entre los objetivos previstos. La falta de tiempo o medios puede obligar a renunciar a un expurgo completo de la colección, optando por centrarse en los sectores más conflictivos (por razones de uso, espacio, obsolescencia, etc.).

3. Soluciones técnicas

Si el objetivo del expurgo es retirar una parte de los fondos de la colección en que se encuentran, los destinos de esos fondos retirados pueden ser diversos. Antes de iniciar la operación de expurgo y de planificar su ejecución material es conveniente que la biblioteca analice los posibles destinos de los fondos que retirará, pues esta decisión puede influir sobre la metodología o profundidad de la operación. Entre las soluciones técnicas más comunes para los fondos retirados están las siguientes:

• Ampliación de los espacios de almacenamiento; dado lo costoso de esta solución rara vez estará disponible.
• Reestructuración de los espacios disponibles, para aumentar la capacidad de almacenamiento. Por ejemplo, la sustitución de estanterías tradicionales por compactos; o rediseñar la actual distribución de espacios de consulta y almacenamiento, por si se pudieran aumentar éstos sin perjudicar los primeros (eliminando divisiones espaciales en secciones, etc.).
• Relegación interna a un depósito cerrado: siempre en función de las obras a retirar y teniendo en cuenta los espacios de depósito disponibles hoy y en un futuro cercano.
• Relegación externa: a un depósito externo de la propia biblioteca o incluso a un depósito cooperativo de conservación. Sólo está indicado para obras de muy baja utilización y que tengan un interés para la conservación. Este procedimiento también resulta costoso, tanto por el mantenimiento de los depósitos externos como por el coste de acceso a las obras relegadas.
• La restauración, transferencia a otro soporte, eliminación, etc., deben ser evaluadas a la vista de los valores de cada documento y de las posibilidades de la biblioteca.

4. Criterios de expurgo

4.1. Elección de los criterios de expurgo

Decididos los fondos que serán sometidos al expurgo, habrá que decidir cuáles son los criterios a utilizar: qué características de una obra nos orientarán acerca del destino de la misma.

Los criterios de expurgo pueden ser objetivos y subjetivos. Los objetivos serían aquellos que se pueden medir con cantidades, medidas, fechas, etc; mientras que los subjetivos serían aquellos que dependen de una interpretación personal del bibliotecario al cargo.

Criterios objetivos:

• Antigüedad de las obras: como forma de intentar objetivar la actualidad de la información de las obras.
• Redundancia
• Uso: los patrones de uso pasados son una buena manera de prever el uso futuro de una colección.

Criterios subjetivos:

• Actualidad de la información
• Adecuación de la obra a las necesidades de la comunidad
• Calidad de la información

A pesar de profundas diferencias de criterio, los autores más destacados acaban coincidiendo en la necesidad última de mezclar criterios de ambos tipos para realizar una tarea de expurgo.

Además, también se habla de unos criterios materiales:

• Estado físico de la obra
• Formato o tipo de documento
• Presentación material.

4.2. Aplicación de los criterios de expurgo

Los criterios de expurgo deben ser aplicados a la colección mediante el cálculo de una medida a la que se aplicará un "punto de corte" o umbral de decisión: un marcador que determinará uno u otro tratamiento o destino para cada obra.

Criterio	Medida	Punto de corte (por ejemplo)
Antigüedad	Fecha de Depósito Legal	Anterior a 15 años
Uso	Tiempo medio en estante ó fecha del último uso	5 años
Estado físico	Opinión del bibliotecario	Posibilidad de uso
Actualidad	Opinión del bibliotecario	En función de la materia

Mientras que para la antigüedad y el uso, por ser criterios objetivos, es fácil determinar la medida y el punto de corte que determinará el destino de las obras, para los otros criterios la única medida será la opinión del bibliotecario responsable.

El método CREW también llamado IOUPI trata de facilitar la tarea de expurgo aplicando para cada uno de los grandes grupos de la clasificación de Dewey una fórmula particular que mezcla diversos criterios objetivos y subjetivos.

Cualquiera que sean los criterios elegidos de expurgo resultan fundamentales dos cuestiones: explicitarlos de la forma más clara posible en un documento escrito que describa el proceso entero (objetivos, metodología, ejecución y evaluación) y no aplicarlos nunca de manera puramente matemática. Todos los criterios y fórmulas son falibles y puede haber otras consideraciones que aconsejen retener una obra que según los criterios usados debía ser retirada. Por tanto todos los fondos candidatos a la retirada por aplicación de los criterios de expurgo deberían ser revisados por personal profesional.

5. Después del expurgo.

5.1. Destino de los fondos

• Fondos a conservar en la colección:
• Reintegración a su lugar de almacenamiento
• Reparación o restauración, interna o externa
• Fondos a retirar:
• Relegación: mantenimiento en la colección, pero en otro lugar de almacenamiento o con otro status:
• Depósito interno
• Depósito externo: propio o ajeno (cooperativo)
• Eliminación: salida de las obras de la colección
• Donación a otros centros
• Venta al público de la biblioteca
• Destrucción física

5.2. Evaluación del expurgo

Como toda operación de la gestión de la colección, el expurgo es necesario que sea evaluado para determinar hasta qué punto ha alcanzado sus objetivos y poder corregir, si es el caso, en un futuro la metodología utilizada.

Indicadores:

• Número de documentos dados de baja de la colección, diferenciando según
• Las causas de la eliminación
• El destino de los fondos
• Los tipos de documentos afectados …
• Tasa de eliminación: relación entre el número de documentos retirados y el número total de documentos del fondo
• Relación entre la cifra de adquisiciones y la de eliminaciones.

También será fundamental evaluar el uso de la colección tras la realización del expurgo, para compararlo con la situación anterior; para ello se usará la tasa de rotación (número de préstamos en relación con el número total de documentos disponibles).

BIBLIOGRAFÍA

• Carreras, Concepció. "El valor del expurgo". Educación y Biblioteca, nº 50 (1994), pp. 38-39.
• Gaudet, Françoise y Lieber, Claudine. El expurgo en la biblioteca. Madrid, ANABAD, 2000.
• Muñoz Choclán , Juana Mª. "El 'Plan de Expurgo de Fondos Bibliográficos' de la Biblioteca Pública Provincial de Sevilla". Boletín de la Asociación Andaluza de Bibliotecarios, nº 59 (junio 2000), pp. 7-14.
• Permanyer, Jordi. "El expurgo en la red de bibliotecas populares de Barcelona". AABADOM, año 6, nº 3 (julio-septiembre 1995), pp. 18-21.
• Prieto Alvarez-Valdés Carmen. "El expurgo en una red de bibliotecas públicas el caso de Asturias". AABADOM, año 6, nº 3 (julio-septiembre 1995), pp. 4-8
• Slote, Stanley J. Weeding library collections: library weeding methods. 3rd. ed. Englewood, Libraries Unlimited, 1989.
• Varela Orol, Concha. "El expurgo en los fondos bibliográficos de las bibliotecas". En: De libros y bibliotecas: homenaje a Rocío Caracuel. Sevilla, Universidad, 1994, pp. 411-420.

Fuente:http://travesia.mcu.es/expurgo.asp